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il y a 43 secondes
Domaine / Métier : Ressources Humaines/Assistante / Assistant de formation
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Activités principales :
Fonctionnement de l’établissement :
– Accueil et orientation des visiteurs (familles, agents des différents services du CHCP,
prestataires extérieurs…)
– Gestion et traitement des appels téléphoniques (renseignements et prise des messages)
– Gestion des départs et arrivées de courrier (éventuels déplacements pour les recommandés
au bureau de poste) et distribution aux destinataires
– Rédaction, saisie et mise en forme de courriers, d’e-mails d’organisation générale et de
comptes rendus de réunions
– Enregistrement des plaintes et réclamations des usagers et envoi d’un accusé de réception
– Programmation des rendez-vous et des réunions
– Gestion des agendas de la Direction
– Gestion de la réservation des véhicules de la MAS (agendas partagés) et du salon des
familles
– Création, mise à jour et archivage des dossiers administratifs (dossiers des résidents et
dossiers du personnel…)
– Mise à jour des annuaires internes
– Classement, archivage et reprographie
– Mise à jour de la documentation interne (classeur des procédures et autres documents)
– Mise à jour de l’affichage des documents réglementaires et des Lilobas.
Commandes et factures:
– Suivi et relance si nécessaire de la réception des factures (Plateforme Chorus, le cas échéant
format papier), contrôle de la concordance entre le bon de commande et la facture
– Enregistrement des données relatives à la facturation sur le tableau de suivi interne
– Mandatement et liquidation des factures courantes (sur logiciel Hexagone).
– Commandes fournitures de bureau (Lyreco) et des dotations hebdomadaires hôtelières et
alimentaires.
Commission d’admission :
– Envoi des dossiers d’admission à la demande des usagers
– Gestion des dossiers de demande d’admission
– courrier d’accusé de réception
– mail à chaque membre de la commission pour analyse
– décision de la commission (réponse au demandeur et mise à jour du tableau de
suivi)
– classement ou archivage du dossier.
– Préparation de la commission d’admission :
– ordre du jour
– mail d’invitation aux membres
– mise à jour de la liste d’attente
– Comptes rendus des commissions d’admission.
Facturation des séjours des résidents
– Gestion des dossiers administratifs et de facturation sur HM et Hexagone (demande de pièces,
mise en jour du dossier commun informatique et du dossier de facturation)
– Enregistrement des mouvements des entrées-sorties sur HM (internat et accueil de jour)
– Enregistrement des mouvements sur la plateforme RESID ESSMS
– Facturations mensuelles des séjours et gestion des contentieux en lien avec le Trésor Public, le
service des Finances, les organismes sociaux, les mutuelles et les représentants légaux…
– Envoi et classement.
Régies :
– Régisseur suppléant des régies d’avances et de recettes résidents et régie menues dépenses
en l’absence du régisseur titulaire.
Géolocalisation du poste : 21 ALLEE DE PREUILHA
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP