2021-591470 – Assistant de direction H/F

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  • Publié il y a 4 semaines

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein du département de la recherche et de l’enseignement, l’Assistant·e de direction placé·e auprès du directeur du département de la recherche et de l’enseignement pourra également intervenir en appui du directeur adjoint du département. Il/elle a notamment en charge les missions suivantes :

Préparer les dossiers pour le conseil d’orientation scientifique et le comité d’évaluation, ainsi que les réunions y afférentes ;
Participer à l’organisation des événements scientifiques pilotés par le département ;
Participer à la préparation des interventions ou travaux de recherche scientifiques menées au sein du
Département
Participer aux montages de demandes de labellisation et de financement des projets de recherche menés au sein du département ;
Participer aux principales réunions du département, rédiger les comptes–rendus ou les relevés de décision et assurer leur diffusion auprès des destinataires institutionnels ;
Compléter et enrichir la base de données chercheurs utilisée par le département ;
Assurer le suivi administratif des opérations du département (bons d’achats, bons de commande sur SIREPA, suivi des parapheurs papier et électronique organisation des missions, suivi des conventions, suivi des présences/absences/congés, etc.) ;
Gérer l’agenda du directeur et du directeur-adjoint, organise leurs réunions, prépare leurs déplacements,
Rédiger et met en page les courriers et autres documents (notes, comptes-rendus, relevés de décision, rapports, etc.) ;
Assurer l’accueil téléphonique du directeur et du directeur-adjoint ;
Assurer la gestion des fournitures administratives destinées aux agents du département ;
Assurer l’accueil et l’orientation des personnes extérieures pour le département ;
Assurer la circulation, la diffusion et l’archivage de l’information (documents, notes, etc.) ;
Effectuer l’enregistrement des courriers entrants et sortants du département ainsi que des notes internes.
 
L’Assistant·e de direction travaillera en relation avec les autres directions et services de l’établissement.

Relations professionnelles :

En interne : les responsables et les agents de sa direction, les autres directions et services transversaux (Secrétaires/assistants d’autres directions, administration et des ressources humaines, Comptable, Moyens Techniques et de la Sécurité)
En externe : tout interlocuteur interne, les prestataires (exploitant de l’établissement, autres sociétés externes).

Formation BAC+2 assistanat de direction et expérience professionnelle d’au moins trois ans dans une fonction similaire
Pratique du français à un niveau de langue officielle
Bonne connaissance de l’anglais
Méthodique, rigoureux (se), sens de l’organisation
Capacité à travailler dans une équipe ; sens relationnel et contact adapté aux divers interlocuteurs
Bonnes connaissances des outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Zoom) et si possible des outils spécifiques du musée (SIREPA, TMS, etc.)

Le Musée du quai Branly – Jacques Chirac s’engage à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Lieu d’affectation : 222 Rue de l’Université, 75007 Paris, France

 
 
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Détails de l’offre d’emploi