2021-645671 – Assistante/Assistant de direction H/F

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  • Publié il y a 1 semaine

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Assistanat de la directrice de l’administration et des ressources humaines :
Filtrer les appels téléphoniques et orienter les appels ;
Gérer l’agenda de la directrice ;
Gérer les parapheurs ;
Préparer les réunions (réservation de salles, convocations, accueil des invités) ;
Rédiger, relire, mettre en forme les courriers, les comptes rendus des réunions DARH ou les notes internes… ;
Constituer les dossiers divers pour les réunions de la directrice ;
Gérer et mettre à jour les fichiers de contacts ;
Enregistrer le courrier, classer et archiver.

Missions transversales :
Préparer, reprographier et transmettre les dossiers des réunions préparatoires aux conseils d’administration et des conseils d’administration, en lien avec la Présidence de l’établissement ;
Gérer les permanences de direction : élaboration et suivi des plannings, transmission des comptes rendus ;
Préparer les dossiers de commission des marchés ;
Suivre les campagnes d’abonnements de presse : recueil des besoins auprès des assistantes de direction de l’établissement et suivi des commandes ;
Emettre les bons de commande relatifs aux achats transversaux à la direction ;
Mettre à jour des informations sur l’intranet « Passerelles » : organigramme nominatif, permanences de directions, procédures diverses ;
Relire et consolider du rapport d’activité DARH ;
Diffuser ponctuelle des informations, notes et courriers au sein de la DARH ;
Suivre les formalités d’accueil de collaborateurs ;
Élaborer et tenir ponctuellement, de tableaux de bord.

Relations professionnelles :

En interne, liens fonctionnels avec les autres assistant(e)s de direction du musée.
En externe, liens avec les ministères de tutelle dans le cadre de la préparation des conseils d’administration.

Profil requis :
Formation en assistanat de direction (Bac + 2 / + 3), expérience d’au moins trois ans dans un emploi similaire
Excellente orthographe en français
Très bonne maîtrise des outils bureautiques principalement Word, Powerpoint, Excel, Outlook et des outils internet
Ponctualité
Qualités relationnelles
Sens de l’organisation et des priorités
Sens de l’anticipation, réactivité
Sens de la confidentialité

Le Musée du quai Branly – Jacques Chirac s’engage à promouvoir l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Lieu d’affectation : 222 Rue de l’Université, 75007 Paris, France

 
 
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Détails de l’offre d’emploi