2021-658976 – SEADM – Gestionnaire administratif service régie des collections – MOBILIER NATIONAL (75) H/F

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 4 mois

Domaine fonctionnel : Lecture publique et Documentation/Gestionnaire de ressources documentaires
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Placé.e sous l’autorité du responsable du service de la régie des collections et de son adjointe, le/la titulaire du poste assume les activités de secrétariat du service en renfort de l’équipe et participe à l’ensemble de ces missions :
Activités principales :
En matière de suivi administratif des entrées et sorties, des prêts, des dépôts :
– assure le suivi administratif des différentes étapes du mouvement physique des biens auprès des dépositaires : les reçus de décharge, les arrêtés de prêt, les documents douaniers et en numérisant l’ensemble de ces documents dans la base de gestion des collections SCOM ;
– saisit en binôme les mouvements (entrées/sorties) dans les outils de gestion des collections (SCOM) ;
– vérifie la transmission des documents administratifs et leur validité (assurance, délais…) ;
– collabore à l’organisation du comité des prêts et dépôts sur la base SCOM ;
– complète les tableaux de suivi (entrées/sorties de restauration des biens ; reçus de décharge…)
– répond aux demandes internes et externes ;
– classe et archive tous les dossiers liés au suivi administratif et juridique des biens culturels.
En matière de suivi documentaire :
– participe à l’enrichissement de la base à travers la description documentaire en complétant les fiches des biens et alimente les données de traçabilité des biens sur les outils métiers ;
– vérifie la cohérence des données documentaires ;
– écrit les numéros d’inventaire sur les registres réglementaires selon les procédures spécifiques au Mobilier national et classe les dossiers d’entrée ;
– participe à la mise en œuvre de la constitution des dossiers des biens.
Activités secondaires : En fonction des besoins du service :
L’agent-e peut être amené-e :
– à rédiger les documents administratifs liés aux dépôts dans les musées et administrations en renfort ;
– à préparer les dossiers de radiation et à rédiger les arrêtés correspondants en relation avec le service de l’inspection ;
– à préparer les documents internes liées aux expositions à la Galerie des Gobelins.

Pour l’ensemble de ses missions, l’agent-e rend compte régulièrement de l’avancée de son travail au chef du service ou à son adjointe et alerte sa hiérarchie sur les difficultés rencontrées ;
Le fonctionnement en binôme implique le respect de l’organisation du travail aménagé entre 2 agents.
Le poste est susceptible d’évoluer en fonction des besoins et de l’évolution du nouvel outil de gestion des collections

Compétences techniques :
–       Base de gestion des collections / Formation assurée sur SCOM : Pratique/Maîtrise
–       Outils informatiques (Pack office, Libreoffice, Calc, FileMakerPro) et d’internet : Maîtrise
–       Environnement administratif français (corps d’État, organisation des collectivités territoriales, établissements publics) : Pratique/Maîtrise
–       Règles liées aux prêts, environnement juridique et administratif des biens propriété de l’État : Pratique/Maîtrise
–       Domaine de la documentation : Pratique/Maîtrise
 
Savoir-faire
–       Techniques de rédaction administrative : Maîtrise
–       Techniques de gestion administrative et de secrétariat : Maîtrise
–       Capacité à comprendre et appliquer une réglementation
–       Sens de l’organisation et de la méthode
–       Respect des délais et des échéances
Savoir-être (compétences comportementales)

–       Assiduité et ponctualité
–       Capacité à travailler en autonomie, à prendre des initiatives et à en rendre compte
–       Rigueur
–       Capacités de dialogue et d’écoute
–       Disponibilité
–       Capacité à travailler en équipe, de s’adapter à des interlocuteurs différents

 
 
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