2021-679182 – ADJAD – secrétaire de l’UDAP de la Loire- DRAC ARA H/F

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  • Publié il y a 4 semaines

Domaine fonctionnel : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
 1- L’accueil des usagers et le secrétariat :
 – assurer l’accueil physique et téléphonique (orientation, filtrage et information de 1er niveau) ;
– traiter le courrier + courriels du service ;
– assurer le secrétariat des Architectes des Bâtiments de France (ABF) et des techniciens : coordination et tenue de l’agenda, organisation des réunions et déplacements ;
– classer les dossiers en cours ;
– enregistrer les dossiers d’autorisations du droit des sols sous le logiciel GESTAURAN dans le cadre d’une dématérialisation des actes d’urbanisme à partir de janvier 2022.
Ces missions sont mutualisées et réparties en alternance entre les 2 secrétaires.
– prendre des notes et élaborer de comptes rendus de réunions internes et extérieurs.
 2- Gestion du service :
– assurer le suivi et commander les fournitures du service (en lien avec le service du fonctionnement de la DRAC) et du matériel ;
– assurer la gestion administrative des véhicules du service (2 voitures) ;
– archiver et classer les dossiers N-1.
 
3- Patrimoine :
 – renseigner la maîtrise d’ouvrage au cours du dossier (diffusion du guide pratique, liste des travaux d’entretien, renseignement sur les travaux nécessitant une autorisation de travaux, cadre de demande/attribution de subvention), préparer les réponses aux courriers des demandeurs et des partenaires ;
– gérer le dossier administratif (complétude, suivi des subventions), pour les travaux liés aux lignes budgétaires fonctionnement/strict entretien, après vérification sur place par l’agent référent, ainsi que pour les subventions en espaces protégés et les dossiers en lien avec la fondation du patrimoine ;
– alimenter le logiciel AGREGEE (suivi des autorisations de travaux et suivi budgétaire) ainsi que les tableaux de programmation du bureau ;
– saisir le bilan (N-1), les propositions de programmation (N + année en cours) et les propositions de pré-programmation (N+1) et renseigner AGREGEE, saisir des demandes d’autorisation de travaux et demandes d’entretien pour les Monuments Historiques sous le logiciel AGREGEE ;
– réaliser les comptes rendus des réunions inter-service monuments historiques, organisation logistique des réunions et préparation des dossiers ;
– organiser le classement et l’archivage des documents

Compétences techniques :
– maîtrise des techniques de communication écrite et orale
– maîtrise des divers outils informatiques nécessaires (excel-word outlook)
– maîtrise rédactionnelle
– s’initier au vocabulaire technique lié au patrimoine
Savoir-faire :
– vérifier et transmettre des informations
– maîtriser les délais
– accueillir et prendre des messages téléphoniques
– renseigner et guider les usagers
– enregistrer et classer des documents
– saisir et mettre en forme des documents
Savoir-être :
– être rigoureux(se) et organisé(e)
– faire preuve de discrétion
– être réactif
– être à l’écoute
– sens de l’initiative
– sens des relations humaines et travail en équipe
– être autonome

 
 
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Détails de l’offre d’emploi