2021-690178 – ADJAD – Assistant administratif à l’UDAP du Tarn et Garonne – DRAC Occitanie – Montauban H/F

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  • N'importe où
  • Publié il y a 1 mois

Domaine fonctionnel : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein de l’unité départementale de l’architecture et du patrimoine de Tarn et Garonne (6 agents dont 1 architecte des Bâtiments de France), le secrétaire assistant est chargé d’assister l’architecte des bâtiments de France (ABF), dans ses activités quotidiennes, en particulier en assurant le premier niveau de communication avec les interlocuteurs du service et la gestion administrative courante du service.

Activités principales :
·         Secrétariat de l’UDAP en binôme
–      Gestion de l’agenda, préparation des dossiers de rendez-vous ;
–      Accueil téléphonique et physique, information et orientation des différents interlocuteurs ;
–      Gestion et suivi des courriers ; courriels et avant-projets ;
–      Reprographie et suivi de documents ;
–      Suivi de la comptabilité et des bons de commandes, et gestion des besoins courants de fournitures ;
–      Enregistrement des dossiers d’urbanisme sur le logiciel Gestauran ; saisie des différents courriers et documents concernant la commission des sites (CDNPS)
–      Archivage des dossiers du secteur
–      Bilan statistique de fin d’année ;
–      Saisie informatique AGREGÉE / GESTAURAN
–      Suivi des dossiers de subventions MHC + Cathédrale + MHI, etc.
–      Classement et rangement ;
–      Correspondant-e ressources humaines auprès de la DRAC ;
–      Mise à jour le fichier sanitaire de Monuments Historiques et les dossiers Monuments Historiques.

Dans le cadre de la continuité du service public, d’autres missions pourront lui être confiées par son chef de service. L’entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas de changement dans les missions.

Connaissances et techniques :
–      Bonne maîtrise des outils bureautiques (Open Office : traitement de texte, tableur)
–      Expérience souhaitée sur des fonctions équivalentes
–      Maîtriser les techniques de communication écrites et orales
–      Connaissance des logiciels de rédaction des avis et d’analyses géographique de type GESTAURAN
 
Savoir-faire :
–      Savoir accueillir et renseigner les publics de l’Udap
–      Savoir prendre les messages téléphoniques
–      Savoir organiser des réunions
–      Savoir travailler en équipe et en réseau
–      Saisir et mettre en forme les documents
–      Vérifier, transmettre, enregistrer et classer les documents et les informations

Compétences comportementales : (savoir être)
–      Sens des relations humaines
–      Esprit d’équipe
–      Sens de l’organisation et rigueur
–      Esprit d’initiative et autonomie
–      Discrétion
–      Réactivité

 
 
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Détails de l’offre d’emploi