2021-707118 – ADJAD – Assistant administratif à l’UDAP du Tarn – DRAC Occitanie – Albi (81) – H/F

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  • Publié il y a 1 mois

Domaine fonctionnel : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein de l’unité départementale de l’architecture et du patrimoine du Tarn (6 agents dont 1 architecte des Bâtiments de France), le-la secrétaire assistant-e est chargé-e d’assister l’architecte des bâtiments de France (ABF), dans ses activités quotidienne. Il constitue le lien privilégié entre les différents intervenants, en particulier en assurant le premier niveau de communication avec les interlocuteurs du service et la gestion administrative courante du service.
Dans le cadre de la continuité du service public, d’autres missions pourront lui être confiées par son chef de service. L’entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas de changement dans les missions.

Activités principales :
·         Secrétariat de l’UDAP
–      Gérer l’agenda du chef de service ;
–      Assurer l’accueil téléphonique et physique du public : information et orientation des différents interlocuteurs ;
–      Suivre les bons de commandes et la gestion des besoins courants de fournitures ;
–      Classement et archivage des dossiers du secteur
–      Correspondant-e ressources humaines auprès de la DRAC : suppléance RenoiRH (validation des congés et des formations des agents en liaison avec le chef de service.
–      Correspondant-e communication

·         Assistance technique
Dans le cadre de la mise en œuvre des programmations annuelles des Monuments Historiques classés et inscrits :
–      Recenser et enregistrer dans Agrégée les besoins en travaux des différents propriétaires et faire des propositions de répartition des crédits
–      Être en mesure de présenter et défendre, en l’absence du chef de service, les dossiers lors des réunions de programmation
–      Vérifier le contenu des dossiers de demande de subvention avant transmission à la DRAC/CRMH
–      Assurer et coordonner le suivi administratif et budgétaire des différentes programmations
–      Compléter les fiches sanitaires pour chaque monument après travaux
–      Mettre à jour le bilan sanitaire MH en liaison avec les agents du service
Dans le cadre de la saisie informatique des dossiers d’urbanisme :
–      Enregistrer l’ensemble des dossiers reçus au service (environ 2000 par an)
–      Saisir les avis émis par le Chef de Service – Architecte des Bâtiments de France
–      Vérifier la complétude des dossiers en l’absence prolongée des agents instructeurs
–      Enregistrer et retranscrire l’avis de l’Architecte des Bâtiments de France dans Agrégée des demandes d’autorisation de travaux portant sur des Monuments Historiques Classés et Inscrits
–      Mettre à jour le logiciel Gestauran

Connaissances et compétences techniques :
–      Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatique (Word – Excel)
–      Maîtrise de l’utilisation et de la gestion de la messagerie électronique Outlook
–      Maîtriser les techniques de communication écrites et orales
–      Connaissance des logiciels de rédaction des avis et d’analyses géographique de type GESTAURAN
Connaissance des législations liées au code du patrimoine et au code de l’urbanisme
 
Savoir-faire :
–      Savoir accueillir et renseigner les publics de l’Udap
–      Avoir l’esprit de synthèse et d’analyse
–      Savoir travailler en équipe et en réseau
–      Vérifier, transmettre, enregistrer et classer les documents et les informations

Compétences comportementales : (savoir être)
–      Sens des relations humaines
–      Esprit d’équipe
–      Sens de l’organisation et rigueur
–      Esprit d’initiative et autonomie
–      Discrétion
–      Réactivité

 
 
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Détails de l’offre d’emploi