2021-708242 – EPMO Assistant / assistante de direction H/F

  • Fonction Publique
  • N'importe où
  • Publié il y a 3 semaines

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales

Assurer le suivi des agendas, des communications téléphoniques et des courriers
Tenir l’agenda du Président / de la Présidente : organisation et gestion des rendez-vous et réunions, déjeuners, déplacements France et à l’étranger du Président / de la Présidente et des collaborateurs qui l’accompagnent, séminaire de direction
Filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre en charge les appels, en langue anglaise le cas échéant
Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers (courriers, comptes rendus, rapports…)
Participer à certaines réunions et en assurer le secrétariat et le compte rendu
Assurer la gestion des parapheurs ; enregistrer, classer et archiver le courrier
Assurer des missions de coordination et d’organisation
Organiser la logistique du secrétariat ; assurer la gestion des calendriers des salles de réunion    
Assurer l’interface entre la présidence et ses interlocuteurs internes (directions de l’établissement) et externes (institutions, services ministériels, personnalités françaises et internationales)
Assurer la coordination du conseil scientifique, de la commission de restauration, des instances relatives aux acquisitions en lien avec les différentes directions (calendrier, convocation des membres, préparation et vérification des dossiers, suivi des PV et des approbations de délibérations)
Participer à l’organisation de visites de mécènes et VIP : gestion et mise à jour des fichiers contacts en lien avec la direction de la communication
Participer à la coordination entre les secrétariats de la présidence, de l’administration générale et de la direction de la conservation et des collections
Organiser les séminaires de direction
Contribuer à la coordination du Club XIX et suivi des conventions avec les musées partenaires en lien avec le conservateur en charge de la politique territoriale

Assurer le suivi du budget de la Présidence
Suppléer en son absence l’assistante de l’administration générale

Compétences techniques
Excellente maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…)
Maîtrise du classement et de l’archivage
 
Savoir-faire
Compétences rédactionnelles
Capacités d’adaptation
Grande réactivité, esprit d’initiative
Aptitude organisationnelle
Capacité à recueillir, diffuser, traiter l’information
Pratique de l’anglais (écrit/oral).
 
Savoir-être (compétences comportementales)
Qualités relationnelles
Sens de l’écoute
Discrétion / sens de la confidentialité
Sens du travail en équipe
Fiabilité
Rigueur

Profil du candidat recherché (le cas échéant)  
Formation de secrétaire et/ou expérience au sein d’un secrétariat de direction souhaitée
Connaissance du milieu culturel et plus particulièrement de celui des musées
Pratique d’autres langues étrangères souhaitées.

Lieu d’affectation : 62 Rue de Lille, 75007 Paris, France

 
 
>>>> CLIQUEZ SUR CE LIEN POUR POSTULER A CETTE OFFRE D EMPLOI : SITE INTERNET



Détails de l’offre d’emploi