2021-712648 – SEADM -Secrétaire du laboratoire CRH-LAVUE -ENSA Paris-Val-de-Seine H/F

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  • Publié il y a 3 semaines

Domaine fonctionnel : Enseignement et Formation/Assistante / Assistant d’éducation
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le·la secrétaire assiste la co-direction du CRH-LAVUE sur l’ensemble des tâches administratives, financières et organisationnelles.
Il·elle travaille en collaboration directe avec l’ingénieure de recherche du CRH.

Ø  Administration et financier :
ž   Il·elle coordonne l’action administrative et fait circuler les informations à l’échelle de l’équipe, de l’école et de l’UMR LAVUE.
ž   Il·elle assure la relation avec les services administratifs de l’école, notamment avec le service financier et la direction administrative de la recherche.
ž   Il·elle est en charge de la gestion financière de l’équipe en lien avec la direction du CRH-LAVUE et le service financier de l’école : demande de missions, suivi des missions et échanges avec les missionnaires, bons de commande, factures, etc.
ž   Il·elle assure le suivi des conventions de recherche (relations avec les financeurs, vérification des délais, des mémoires de facturation, des rendus)
ž   Il·elle est responsable de la correspondance du CRH (courrier, mails, listes de diffusion, demandes d’invitation, attestations de présence, etc.)
ž   Il·elle assure la gestion administrative des stages et le suivi des séjours de chercheur·e·s invité·e·s
ž   Il·elle tient les listes des membres de l’équipe à jour.

Ø  Vie de l’équipe :
ž   Interactions avec tou·te·s les membres du CRH-LAVUE
ž   Référent·e des doctorant·e·s de l’équipe (vérification des inscriptions, gestion des demandes de missions ou de subventions, organisation des soutenances de thèse)
ž   Accueil des visiteurs/invités
ž   Gestion des locaux (clés, bureaux tournants, réservation des salles, lien avec le service des affaires générales et immobilières, etc.)
ž   Gestion du matériel (commande de petit matériel, gestion de la réserve, etc.)

Ø  Organisation des événements :
ž   Calendrier
ž   Affichage
ž   Diffusion
ž   Réservation et installation des salles
ž   Organisation des missions
ž   Gestion de la réception (réservation des restaurants/traiteurs, des hôtels, etc.)
Accueil des participants

Compétences techniques
ž   Maîtrise des outils bureautiques, notamment Office 365 et Teams
ž   Maîtrise des outils internet
ž   Compétences de gestion (secrétariat, gestion financière,…)
ž   Connaissance de l’administration universitaire et/ou du monde de la recherche

Savoir-faire
ž   Qualités rédactionnelles
ž   Capacité à dialoguer et à coopérer en interne et en externe
ž   Capacités organisationnelles

Savoir-être (compétences comportementales)
ž   Qualités relationnelles et grande disponibilité
ž   Réactivité face aux sollicitations
ž   Très grande autonomie, esprit d’initiatives
ž   Capacité d’adaptation aux exigences du poste et du contexte
ž   Capacité à travailler en équipe

 
 
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Détails de l’offre d’emploi