2021-716806 – Assistant de direction H/F

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  • Publié il y a 2 mois

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Rattaché à la directrice du développement économique et international, il joue un rôle pivot dans l’organisation, la coordination et le suivi des dossiers au sein de la direction.
Il assiste la directrice dans l’ensemble de ses fonctions sur les aspects administratifs et logistiques, de gestion et de diffusion de l’information. Il recueille et traite les informations nécessaires à la préparation des décisions. Il est l’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes et notamment étrangers.
Par ailleurs, il assiste le délégué aux relations internationales dans l’ensemble de ses fonctions sur les aspects administratifs et logistiques, de gestion et de diffusion de l’information.
Il est également amené, en lien avec le secrétariat de la Présidence et de la direction générale, à organiser les missions et voyages à l’étranger des délégations du Centre Pompidou (réservation de billets d’avions et d’hébergement).

Dans le cadre de sa mission, il est notamment chargé de :
Accueil et communication
tenir l’agenda (réunions, rendez-vous …) et assurer le suivi et le traitement des contacts (Outlook, Eudonet)
accueillir, informer, orienter les visiteurs et notamment les mécènes, prospects et délégations étrangères
filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages, orienter les correspondants
recevoir, trier, enregistrer  et diffuser le courrier (arrivée et départ)

Gestion de l’information/secrétariat
organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes
rédiger des documents administratifs, des comptes rendus de réunion et des relevés de décision
concevoir et mettre en forme des supports de réunions (présentations PowerPoint, …)
constituer, alimenter et gérer un fonds documentaire administratif  et/ou une base de données
préparer et rédiger des ordres de mission et des frais de déplacement ou de réception
mettre à jour et exploiter le fichier des contacts

Classement, archivage
enregistrer des documents et des informations (version papier ou numérique)
classer les documents, en assurer le tri, l’élimination ou le versement aux archives

Organisation logistique
planifier et assurer l’organisation logistique des réunions, rencontres ou séminaires
assurer ou coordonner les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation
organiser les déplacements (transport, hébergement, rendez-vous, ordres et frais de mission…)

L’assistante de direction peut être amenée à participer au suivi de la gestion du personnel (demandes de formation, suivi des vacations, suivi des demandes de stages, accueil des stagiaires …). Elle peut également intervenir sur des projets transverses de la direction, sur les questions techniques qui la concernent. Ponctuellement, elle peut se voir confier des missions ciblées en lien avec l’activité de la direction (benchmark, prospection, mailing, newsletter).

Nous recherchons : un agent titulaire de la fonction publique d’un corps de catégorie B ou un agent contractuel.

Vous êtes titulaire du baccalauréat, d’un brevet de technicien supérieur ou de tout autre diplôme de niveau équivalent, le cas échéant, vous justifiez d’une expérience réussie sur des fonctions similaires.

Vous faites preuve d’une grande aisance relationnelle et d’excellentes capacités rédactionnelles (notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites). Vous maitrisez l’usage de la langue française (orthographe, syntaxe, …) ainsi qu’une seconde langue étrangère anglais et espagnol professionnel.
Vos capacités relationnelles vous permettent de communiquer en vous adaptant à différentes catégories d’interlocuteurs, en faisant preuve d’écoute et de sens du dialogue.
Vous maîtrisez les outils bureautiques standards (Word, Excel) ainsi que les applications spécialisées.
Vous devez garantir la confidentialité des informations traitées ou communiquées.
Lieu d’affectation : 75001 Paris, France
Niveau d’études : Niveau 4 Baccalauréat

 
 
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Détails de l’offre d’emploi