2021-719168 – ADJAD – Secrétaire assistant à l’UDAP des Yvelines – DRAC IDF – Paris (75) – H/F

  • Fonction Publique
  • N'importe où
  • Publié il y a 2 mois

Domaine fonctionnel : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité de la cheffe de l’UDAP 78, le secrétaire (F/H) contribue au bon déroulement des activités du service en assurant le premier niveau de communication avec les interlocuteurs et la gestion administrative courante.

Missions et activités principales :

Secrétariat de la cheffe de service
·         Assurer la gestion administrative courante de la Cheffe de service (agenda, planning,..)
·         Assurer des fonctions transversales support pour les agents du service (arrivées et départs des agents, tableaux de présence, gestion des fournitures bureau.)
·         Assurer l’accueil téléphonique et physique, l’information et l’orientation des différents interlocuteurs du service ;

Assistance de gestion pour l’instruction des dossiers
·         Enregistrer le courrier du service ;
·         Rédiger des courriers et rapports ;
·         Préparer les réunions et les RDV extérieurs (constitution des dossiers, liste de présence, etc.) ;
·         Assurer le secrétariat des réunions de service (planning, rédaction des CR et diffusion) ;
·         Enregistrer les dossiers d’urbanisme sur la future application dédiée (Patronum) dans le cadre de la dématérialisation de l’application du droit des sols ;
·         Assurer le suivi administratif des dossiers du secteur de la cheffe de service en relation avec les agents du service, les collectivités et institutions publiques ou privées;
·         Classer, archiver et numériser les données du service ;
·         Travailler en binôme dans un souci de bonne organisation du service.

·         Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office : traitement de texte, tableur) ;
·         Techniques de communication écrites et orales ;
·         Connaissance souhaitée des logiciels de rédaction des avis et d’analyses géographique de type GESTAURAN;
·         Gérer les relations avec différents partenaires ;
·         Capacité à travailler en équipe ;
·         Sens de l’organisation et rigueur ;
·         Réactivité et polyvalence.

 
 
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Détails de l’offre d’emploi