2021-729025 – Gestionnaire administratif.ive des expositions H/F

  • Fonction Publique
  • N'importe où
  • Publié il y a 1 mois

Domaine fonctionnel : Culture et Patrimoine/Chargée / Chargé de production culturelle
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités permanentes 
L’assistant (e) administratif·ive est chargé·e d’assurer un ensemble de tâches de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents indispensables au bon fonctionnement et à la bonne communication au sein du service des expositions, de même qu’entre le service des expositions,
le service des manifestations et la chargée de mission pour la préfiguration du musée.
Il·elle assiste par ailleurs et la directrice du département du Musée, des expositions et des manifestations et la cheffe du service des Expositions dans la mise en œuvre de leurs activités sur le plan administratif et calendaire.

1/ Assistant·e de la directrice du département et de la cheffe de service
– Gestion de l’agenda électronique de la directrice de département et de la cheffe de service – – – Organisation des réunions (salles, dossiers, invitations)
– – Saisie et mise en forme de documents
– – coordination avec les assistantes des autres services du département pour l’organisation des réunions départementales et diffusion des informations générales

2/ Pour le service des expositions

Secrétariat :
– Traitement des appels téléphoniques, orientation des correspondants, transmission des messages
– Gestion du circuit du courrier et des parapheurs internes
– Rédaction de courriers, documents administratifs et de compte-rendu des réunions de service
– Classement des documents (papier et électronique) selon l’organisation interne du service (base de production Lotus et serveur) et le plan de classement de l’établissement
– – Ordre de missions des membres du service
– Collecte et mise à jour des congés de l’équipe
– – Gestion du fichier des invitations du service en lien avec la délégation à la
Communication,
– – diffusion des laissez-passer en interne au service des expositions et envoi des catalogues aux prêteurs
– Traitement des opérations de gestion simples liées au personnel, aux locaux, matériels, fournitures, avec l’aide notamment des applications spécialisées (GIDE, GTA…)
– – Accueil des prestataires et visiteurs
– Compilation et diffusion de l’information utile au service des expositions.

Programmation des expositions :
– Préparation des réunions de programmation des expositions (montage des réunions, préparation des dossiers).
– Diffusion interne des compte- rendus
– Mise en forme et diffusion du planning de programmation des expositions.
– Préparation et suivi des documents de diffusion et d’information sur la programmation culturelle
– Recherche documentaire ponctuelle pour les projets d’expositions : constitution et alimentation de dossiers par projet, diffusion aux intéressés.

Administratif
Appui ponctuel au circuit financier (création de bons de commandes, tableaux budgétaires)

Compétences requises
· Savoirs
Connaissances administratives et financières dans le contexte public.
Compétences rédactionnelles et informatiques (word, excel, ppt, lotus)
Connaissance du monde culturel
· Savoir-faire
Collecter, contrôler et vérifier l’exactitude et la complétude des données et / ou des informations
Organiser son travail en fonction des délais, des contraintes, des objectifs et des flux
Utiliser les outils bureautiques standards et les applications informatiques propres à sa spécialité
Classer et archiver les dossiers conformément aux règles en vigueur
Lieu d’affectation : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France

 
 
>>>> CLIQUEZ SUR CE LIEN POUR POSTULER A CETTE OFFRE D EMPLOI : SITE INTERNET



Détails de l’offre d’emploi