2021-730034 – Assistant de la directrice des Collections de la Bibliothèque nationale de France H/F

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  • Publié il y a 1 mois

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
La direction des collections -DCO – a une part majeure dans l’accomplissement des missions
de la Bibliothèque nationale de France et participe activement à la collecte, à l’enrichissement,
à la conservation, au signalement, à la communication et à la valorisation des collections
ainsi qu’à la médiation et à la recherche.
Au sein de la DCO, les départements de collections au nombre de quatorze sont répartis
sur quatre sites : François-Mitterrand, Richelieu, Arsenal et Opéra.
La direction dispose en outre de deux départements fonctionnels pour les aspects scientifiques
et techniques d’une part et d’autre part pour les questions administratives et financières.
Elle dispose d’un effectif de l’ordre de 1200 personnes physiques.
Sous l’autorité du directeur des Collections, il ou elle est appelé·e à :
– gérer l’agenda du directeur, ses appels téléphoniques, et organiser ses rendez-vous
ainsi que l’ensemble des tâches administratives relatives à la direction,
à ce titre : veille des urgences, en particulier, courrier électronique et appels téléphoniques ;
organise les réunions de la direction et assure la diffusion des CR des réunions ;
gère le courrier départ et arrivée ;

– assurer la saisie informatique et la mise en forme de textes, tableaux et powerpoints ;
rédiger des projets de courriers, documents administratifs ;
– être le relais et assurer l’information sur tous supports ;
– assurer la diffusion de la revue de presse quotidienne de la BnF et des réunions d’encadrement ;
– gérer les missions en France et à l’étranger de l’ensemble du personnel de la direction
et suivre l’enveloppe annuelle des missions de la DCO ;
– assurer le suivi de l’enveloppe budgétaire des frais de réception de la direction ;
– préparer les confirmations de préemptions et d’achat en vente publique ;
suivi des courriers de remerciements pour dons ;
– préparation de dossiers transversaux spécifiques dans le cadre de commissions,
conseils, comités (CT, COPIL, CS, Comité d’histoire, revues d’avancement,
réunions d’encadrement, projets européens, projets de recherche…) ;
– organisation et suivi des permanences week-end des directeurs de départements
de la DCO sur les sites de Tolbiac et Richelieu ;
– suivi et mise à jour en lien avec le SCORE des délégations de signature et
groupes lotus du carnet d’adresses BnF (directeurs, adjoints, chefs de service,
assistants).

Sens du service public
– Qualités relationnelles et organisationnelles
– Rigueur, ordre et méthode
– Bonne connaissance des outils informatiques
– Pratique de l’anglais souhaitée
– Discrétion

Lieu d’affectation : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France
Langue / Niveau :
Anglais : Autonome

 
 
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Détails de l’offre d’emploi