2021-736183 – SEADM – Assistant.e de direction -SCN du Musée national de Préhistoire -24 H/F

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  • Publié il y a 1 mois

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Les missions confiées sont donc les suivantes.

1)      Missions d’assistant de direction :
– Aider à l’organisation du travail entre la directrice, la secrétaire générale et les chefs de service ;
– Prendre en charge les aspects logistiques de la fonction de direction : agenda, ordre de mission, déplacements, réservations, etc. 
– Assister à la préparation de réunions internes et avec les partenaires extérieurs, suivre le cas échéant les réunions et en rédiger les comptes rendus.
– Assurer l’accueil téléphonique et réceptionner les demandes générales par courriels.
– Traiter des dossiers administratifs ponctuels ou relatifs à des événements importants (expositions, colloques, par exemple).
– Assurer le secrétariat courant de la directrice : mise en forme, voire saisie et rédaction des courriers, notes, avis, rapports, bordereaux, et envois, etc. 
– Assistance au traitement des courriers électroniques.

2)      Missions de secrétariat pour le compte du Musée national de Préhistoire et de ses personnels administratifs et scientifiques

–          Accueil téléphonique et physique des services (accueil, sélection, renseignements, prise de messages, orientations des appels) et gestion du courriel de l’adresse fonctionnelle de l’établissement et en conséquence, assurer les réponses de premier niveau et orienter les demandes ou messages demandant un traitement particulier ou approfondi.

–          Réception, enregistrement et répartition du courrier arrivé ainsi qu’enregistrement, affranchissement et remise à La Poste du courrier départ.

–          Mise en forme, édition et envoi des documents et courriers écrits ou dématérialisés.
–          En lien avec la directrice et les chefs de service concernés :  mettre à jour les fichiers d’adresses et assurer ponctuellement des envois en nombre important (publications, invitations, etc.).
–          En lien avec la directrice et les chefs de services concernés assurer la tenue et la mise à jour d’un planning partagé relatif aux événements culturels organisés au sein de l’établissement et précisant les éléments nécessaires à leur bonne organisation.
–          Planification des permanences de week-end assurées par roulement par la directrice, la secrétaire générale et les conservateurs.
–          Gestion des fournitures de bureau : inventaire, tri, préparation des commandes, rangement des commandes, distribution des fournitures.

3)       Mission de classement des dossiers administratifs et de correspondant(e) archives

– Mettre à jour le tableau de gestion des archives.
– Conduire un récolement des archives conservées dans l’établissement pour avoir une vision globale de l’existant en termes de volume, typologie, date, localisation.
– Organiser le stockage des archives intermédiaires dans le local de préarchivage dont l’aménagement est prévu au sein du musée d’ici le premier trimestre 2022.
– Instruire les chantiers d’élimination et/ou de…*

…* versement aux Archives départementales des archives définitives en lien avec la mission archives du ministère de la Culture (l’appui d’un prestataire extérieur pourra être sollicité en fonction de l’importance et/ou de la technicité des chantiers à mener).
– Mettre en place un plan de classement physique et électronique construit sur le modèle du tableau de gestion afin de faciliter la gestion des archives.
– Mettre en œuvre ce plan de classement pour les dossiers gérés directement par la directrice et l’assistant(e) de direction ;
NB :
– pour l’exercice des différentes activités constitutives de cette mission, réalisées en lien avec la secrétaire générale, l’assistant(e) de direction pourra être accompagné(e) par la Mission des archives du ministère de la Culture.
– une coordination avec la Réunion des musées nationaux-Grand Palais qui dispose de son propre tableau de gestion des archives est à prévoir dans la mesure où de nombreuses archives du service accueil et droit d’entrée et du service conférences sont conservées au Musée national de Préhistoire.

Ce poste est conçu comme la mise à profit d’expertises administratives réelles en matière de secrétariat de direction et de services, avec une coloration particulière relative au sujet des archives. En lien étroit avec la directrice, ce poste est pivot en matière de centralisation et de diffusion de l’information. Il est également conçu comme devant prendre en compte dès à présent le sujet du volet numérique de ces missions, en liens avec la dématérialisation des échanges, des pratiques et des procédures, l’agent devant dans ce cadre être aussi force de proposition en matière d’organisation partagée du travail.

Compétences techniques
–          Compétence experte en techniques de communication orales et écrites
–          Compétence experte ou maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique
–          Compétence experte des techniques de secrétariat bureautique (applications de bureautique : traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, voire bases de données)
–          Maîtrise des techniques de classement et d’archivage y compris électronique
–          Connaissance de l’anglais souhaitée

Savoir-faire
Capacité à savoir filtrer, orienter, prioriser les informations
Réaliser un plan de classement
Capacités démontrées de rédaction
Goût affirmé pour le travail en équipe et en situation de diversité des relations fonctionnelles
Planifier son travail et respecter les délais
Intégrer à son travail la dimension hygiène et sécurité

Savoir-être (compétences comportementales)
Capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs et gestion des relations avec différents partenaires
Rigueur et sens de l’analyse
Esprit de synthèse
Disponibilité et réactivité
Savoir s’organiser et travailler en autonomie
Sens des relations humaines
Sens de la discrétion

 
 
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Détails de l’offre d’emploi