2022-1002997 – VACATION – CDD 3 MOIS – Assistant/e de direction – DRAC IDF (75) H/F

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 5 mois

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Mission :

Placé(e) sous l’autorité directe du conservateur régional des monuments historiques, l’assistant.e de direction(F/H) joue un rôle pivot dans l’organisation, la coordination et le suivi des dossiers au sein du service en assistant le conservateur pour l’organisation quotidienne de son activité.

Activités principales :

· Gérer l’agenda du conservateur régional des monuments historiques et le suivi de ses contacts ;
·  Assurer l’accueil téléphonique, physique et par courriel, l’information et l’orientation des différents interlocuteurs ;
·  Réceptionner, analyser, enregistrer et classer le courrier du service ;
· Rédiger certains courriers de réponse, en rassemblant les éléments de réponse auprès des services concernés ;
·   Développer des outils de publipostage et veiller à leur mise à jour ;
·  Veiller au bon suivi des courriers (circuit des parapheurs, relance des services, etc) ;
·   Planifiez et assurez l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitation des participants, préparation des dossiers et supports de réunion) ;
·  Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
· Assurer le classement, la mise à jour, l’informatisation et l’archivage des dossiers ;
·   Préparer et organiser les déplacements.

Activités spécifiques :
 
· Organisation des instances consultatives (préparation des dossiers, envoi des convocations, organisation logistique…pour les commissions régionales du patrimoine et de l’architecture, des délégations permanentes…).
·   Participation au suivi organisationnel et logistique des dossiers transversaux pilotés par le service.

Afin d’assurer une continuité de service pendant les périodes d’absence, l’assistant.e du conservateur régional des monuments historiques est amené.e à prendre en charge par intérim les activités essentielles du secrétariat d’autres missions de la conservation des monuments historiques.

Compétences principales mises en œuvre :
·       Expérience sur des fonctions similaires souhaitée;
·       Maîtrise des techniques de secrétariat, des règles de correspondance et de communication écrite ;
·       Maîtrise des outils bureautiques standards : Outlook, tableurs, traitements de texte, diaporamas ;
·       Capacités rédactionnelles et orales ;
·       Sens de l’organisation ;
·       Qualités relationnelles et sens du contact ;
·       Grande discrétion
Géolocalisation du poste : 45-47 Rue Le Peletier 75009 Paris
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Détails de l’offre d’emploi
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