2022-1005264 – Gestionnaire administratif – assistant de production du service du Musée H/F

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  • Publié il y a 4 mois

Domaine / Métier : Culture et Patrimoine/Chargée / Chargé de production culturelle
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le.la titulaire du poste a pour mission de prendre en charge la gestion et le suivi des dossiers administratifs qui sont mis en œuvre par les équipes opérationnelles du service, notamment pour la bonne exploitation du Musée, ainsi qu’à l’occasion de l’organisation des rotations d’œuvres annuelles (5 rotations au total chaque année) dans la Galerie Mazarin et dans la Rotonde.
Ses missions permettent également le bon fonctionnement et la bonne communication des informations au sein du service du Musée.
Il .elle assiste la cheffe de service dans le bon suivi et la mise en œuvre des projets sur le plan administratif et calendaire.
A ce titre, il.elle a notamment la charge des missions suivantes, en lien étroit avec les équipes du service du Musée et en liaison avec les services administratifs supports et les prestataires
extérieurs:

· Gestion des accès pendant les phases de chantier d’installation d’œuvres dans le musée, jusqu’en septembre 2022 puis pour les phases de rotation d’œuvres en Galerie Mazarin et dans la Rotonde :
Etablissement des listes d’habilitations permanentes et mise à jour.
Instruction, établissement et suivi des autorisations ponctuelles d’accès aux espaces du Musée pour le personnel de la BnF et les prestataires tiers.
· Suivi administratif et comptable
– Droits d’auteur : assistance le cas échéant à la recherche d’ayants droit, à la rédaction des contrats de cession de droits à partir des éléments fournis par les équipes du service et des documents types.
Suivi, enregistrement et envoi des contrats.
– Assistance à la cheffe de service pour le recueil et la mise en forme des éléments budgétaires du service (BP, BR).
· Programmation du Musée
Assistance à la cheffe de service pour la préparation des rotations notamment :
– la mise en forme des documents de présentation des œuvres sélectionnées pour les rotations.
– l’établissement des comptes rendus des réunions de préparation des rotations.
Assistance à la cheffe de service pour l’établissement des documents de programmation, notamment :
– la mise en forme et la diffusion du planning de programmation des rotations.
– la préparation et le suivi des documents de diffusion et d’information sur la programmation.
· Production et organisation des rotations
– Assistance à la cheffe de service pour la coordination des opérations de rotations dans le Musée (calendrier, organisation des réunions, coordination des équipes internes BnF (régie des œuvres, régie techniques, textes et signalétique), suivi des installations le cas échéant.
· Secrétariat et soutien administratif à la vie du service avec l’aide notamment des applications spécialisées (GIDE, GTA…)
– organisation de réunions, rédaction de courriers, documents administratifs et de compte-rendu des réunions de service
– classement des documents (papier et électronique) selon l’organisation interne du service (base de production Lotus et serveur) et le plan de classement de l’établissement – compilation…

Savoirs/ compétences techniques
·- Connaissances administratives dans le contexte public
·- Connaissance des règles comptables et juridiques publiques
·- Compétences rédactionnelles et informatiques (word, excel, ppt, lotus) en lien avec son domaine d’activité.
·- Connaissance du domaine artistique et intérêt pour les pratiques culturelles

Savoir-faire
·- Collecter, contrôler et vérifier l’exactitude et la complétude des données et / ou des informations
·- Organiser son travail en fonction des délais et des contraintes
·- Utiliser les outils bureautiques standards et les applications informatiques propres à sa spécialité
·- Classer et archiver les dossiers conformément aux règles en vigueur
·- Rédiger et mettre en forme des documents
Savoir-être
·- Rigueur
·- Réactivité
·- Sens et goût pour le travail en équipe
Géolocalisation du poste : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France
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Détails de l’offre d’emploi
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