2022-1010600 – Secrétaire de département H/F

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  • Publié il y a 4 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Secrétaire général
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous la responsabilité hiérarchique du directeur du département et de son adjointe, l’agent.e aura pour mission :
En tant qu’assistante
– assurer le suivi de l’agenda électronique du directeur,
– gérer le courrier du directeur,
– assurer l’accueil téléphonique et le filtrage des lignes téléphoniques du directeur et de l’adjointe,
– assurer le suivi des demandes de préemptions et des classements des trésors nationaux
– assurer ponctuellement la frappe de courriers, de rapports divers
Ressources humaines
– gérer les dossiers de personnel de l’ensemble des agents du département,
– gérer les comptes GTA des agents du département (mise à jour des données, levées des anomalies),
– assurer l’accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires du point de vue administratif et logistique,
– assurer le rôle de correspondante Formation pour le département en lien avec l’équipe encadrante,
– participer à la procédure administrative de recrutement des agents du département (préparation des documents et tableaux de synthèse, des supports de compte rendu d’entretiens)
Administration de l’organisation
– assurer le rôle de correspondante GIDE (Gestion des identités, droits, équipements) pour le département et le suivi logistique des accès (badge et clés),
– assurer le rôle de CLA (Correspondante Logistique administrative) du département. Dans ce cadre, veiller à la mise à jour de différents documents fonctionnels et organisationnels de la base de production en particulier l’organigramme du département en fonction des mouvements de personnel,
– assurer le suivi du courrier du département (réception, enregistrement, distribution),
– assurer la gestion logistique des réunions et des manifestations (salles, invitations, …),
– assurer la gestion logistique des équipements et matériaux (fournitures de bureau, vêtements de travail, mobilier, équipement informatique) en lien avec le correspondant informatique du département,
– assurer le suivi du registre hygiène et sécurité
– assurer le suivi des missions et gérer le budget alloué au département,
– assurer l’archivage et l’enregistrement des contrats

– Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Lotus notes, GRH Formation)
– Bonne connaissance du domaine culturel et du monde des bibliothèques
– Connaissances administratives et juridiques appréciée
– Connaissance de l’anglais souhaitée
– Méthode, sens de l’organisation
– Capacité à prioriser et à gérer les impondérables
– Discrétion et sens des relations humaines
– Capacités rédactionnelles
Géolocalisation du poste : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France
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Détails de l’offre d’emploi
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