2022-1010647 – ADJAD – Assistante auprès du haut fonctionnaire de défense et de sécurité (HFDS) H/F

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  • Publié il y a 4 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le titulaire du poste assiste les membres du haut fonctionnaire de défense et de sécurité dans leurs missions d’animation et de coordination de la politique ministérielle en matière de défense, de vigilance, de prévention de crise et de situation d’urgence. Elle est chargée notamment des activités suivantes :
o    Secrétariat :
–          Gestion des annuaires des réseaux HFDS et des listes de diffusion
–          Mise à jour des agendas
–          Gestion des missions (déplacements)
–          Gestion du courrier
–          Accueil téléphonique
–          Acquisition de fournitures de bureau nécessaires au service
o    Gestion et organisation d’évènements :
o    Traitement des demandes d’habilitation.)
o    Référent du service pour les sujets suivants :
–          Le déménagement au sein de l’Administration centrale
–          Gestionnaire RH de proximité
–          Alimentation de la page du SHFDS sur l’intranet ministériel
o    Classement de la documentation et archivage.

D’autre part, le titulaire du poste assiste les cadres dans l’organisation des événements ponctuels ou réguliers qu’elles/ils pilotent (exercices, séminaires, petits-déjeuners ouverts aux agents, conférences, etc.), en définissant et en pilotant la mise en œuvre des moyens nécessaires à l’atteinte des objectifs fixés par le HFDS – notamment budgétaires et calendaires :
Organisation logistique (étude et proposition des moyens requis, demandes de devis et commandes, coordination avec les services logistiques accueillants, vérification des livraisons et des moyens techniques mis à disposition, pilotage des fournisseurs lors des événements, constitution des dossiers de facturation)
Assistance lors de l’événement : accueil et orientation des participants, remise de badges, disposition de cavaliers, prise de notes ponctuelle
De façon exceptionnelle, en situation de crise, l’assistant du HFDS participe activement à la gestion de la crise, en assurant les tâches suivantes :
– Diffusion des consignes suivant les annuaires et les procédures indiquées par le HFDS
– Permanence téléphonique (heures ouvrables)
– Mise en oeuvre des plans et consignes spécifiques du HFDS
– Participation aux retours d’expérience après la résolution de la crise

Afin d’agir efficacement dans ces circonstances, l’assistant du HFDS participe à des formations et aux exercices ministériels de mise en œuvre des plans.
Enfin, il participe aux travaux ayant pour objectif l’amélioration continue du service du HFDS et l’évolution de ses moyens.

Compétences techniques
–       Maîtrise des outils informatiques standards.
–       Bonne expression orale
–       Compétences rédactionnelles

Savoir-être (compétences comportementales)
–       Aptitude au travail en équipe
–       Bonne capacité d’écoute
–       Bonne capacité d’exécution
–       Capacités d’adaptation
Géolocalisation du poste : 182 Rue Saint Honoré, 75001 Paris, France
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Détails de l’offre d’emploi
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