2022-1018261 – Chef du service du pilotage administratif (F/H)

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Responsable de coordination administrative
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Fonctionnement général du DAI et du DABCO
Être force de proposition pour la mise en œuvre opérationnelle des orientations stratégiques des départements
Contribuer à l’élaboration et/ou l’évolution des projets et des procédures
Assurer les missions de reporting auprès des directeurs des deux départements
Encadrement d’une secrétaire du DAI placée sous son autorité hiérarchique
Transmettre des consignes et veiller à leur application
Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus 
Contribuer à améliorer les pratiques professionnelles de l’agent
Gestion des aspects budgétaires, financiers et juridiques du DAI et du DABCO, en lien avec la Direction Financière, Juridique et des Moyens
Veiller à une gestion optimale des moyens
Préparer et suivre le budget en lien avec les directeurs et les chefs de service
Piloter l’exécution budgétaire en lien avec la DFJM et en assurer le reporting auprès des directeurs
Effectuer le suivi du budget missions et réceptions
Etre un premier relai juridique, notamment dans le cadre de la mise en place de conventions et de partenariats
S’assurer du respect des procédures liées aux marchés publics
Effectuer les demandes de devis, enregistrer les engagements juridiques puis les attestations de service fait pour l’ensemble des commandes
Réaliser le bilan du compte financier annuel pour une transmission à la DFJM
Centraliser les demandes de budgets mécénés en lien avec le fonds et veiller au suivi des dépenses mécénées
Gestion des ressources humaines du DAI et du DABCO, en relation directe avec la DRH
Superviser le suivi administratif et RH des agents
Participer à l’analyse des besoins en termes d’effectifs, de compétences et assurer le suivi des recrutements
Superviser l’accueil des nouveaux arrivants, agents ou stagiaires
Dispenser la formation générale hygiène et sécurité aux nouveaux arrivants, en lien avec l’assistant de prévention
Diffuser auprès des agents toutes les informations relatives aux ressources humaines
Coordonner et formaliser les besoins de formation des agents et en effectuer le suivi
Veiller au respect du temps de travail
Rédiger puis suivre les DUERP en lien avec l’assistant de prévention
Gestion administrative, organisationnelle et logistique du DAI et du DABCO
Garantir la fiabilité des données des différents systèmes d’information alimentés par le service du pilotage administratif
Etre garant de la conservation des archives du service du pilotage administratif
Définir des modes opératoires et/ou proposer des améliorations (circuit d’informations, procédures…)
Coordonner la rédaction des rapports d’activité
Coordonner les documents de programmation annuelle de l’activité demandés par la DG

Assurer le rôle de correspondant « Informatique » « Développement durable » « Formation »

Expérience dans le domaine
Connaissance de l’environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs…) du musée du Louvre et du ministère de la Culture souhaitée
Connaissance de l’élaboration et du suivi des budgets
Connaissance des logiciels spécifiques (SIREPA, Ora, Workey, Globéo, GFD…)
Connaissance des outils bureautiques standards
Connaissance du Code des Marchés Publics et des procédures de commande publique
Connaissance en gestion des Ressources Humaines (statut de la fonction publique, droit à la formation…)
Connaissance des procédures relatives aux finances publiques et à la comptabilité publique
Connaissance des techniques de management
Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité au travail
Connaissance de l’anglais
Connaissance en matière de règlementation de la circulation d’œuvres d’art
Connaissance en matière de contrôle de gestion
Connaissance de la règlementation en matière de conservation des archives publiques
Géolocalisation du poste : 75001 Paris, France
Voir le site