2022-1049554 – Chargé(e) d’accueil – ENSA de Bretagne – 35 H/F

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 3 mois

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Chargée / Chargé d’accueil et de service à l’usager
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Placé(e) sous la responsabilité du-de la secrétaire général.e, la personne chargée d’accueil et d’information accueille, oriente et renseigne l’usager et les correspondants téléphoniques. Il.elle sera en capacité d’analyser la nature exacte de la demande et d’apporter des éléments d’information adaptés au besoin identifié.

Activités principales :

1 – Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes (tâches non télétravaillables)
– Accueillir physiquement le public, identifier les demandes et orienter
– Réceptionner et traiter les appels téléphoniques courants (gestion du standard) : émettre, recevoir et transférer les appels, prendre des messages, informer et orienter vers le bon interlocuteur
– Informer et renseigner les différents interlocuteurs (renseignements d’ordre général sur l’école, renseignements sur les calendriers d’inscription, sur les temps forts de l’école etc…)
– Vérifier l’entrée et la sortie des interlocuteurs externes (prestataires, intervenants extérieurs etc…), remise d’un badge
– Appliquer les consignes réglementaires en matière de sécurité des personnes, des biens et de mise en œuvre des mesures en cas d’urgence

2- Organiser l’espace d’accueil et d’information (tâches non télétravaillables)
– Maintenir l’espace d’accueil propre et rangé
– Assurer une bonne signalétique
– Assurer l’affichage, les informations mise à la disposition du public et les actualiser
– Gérer les informations à diffuser sur l’écran d’accueil en lien avec le service communication
– Participer à la mise à jour de l’intranet

3- Participer à la gestion des salles, du matériel et des véhicules (tâches non télétravaillables)
– Assister à la gestion du planning des salles (renseignements, prise de réservation, mise à jour, confirmation, diffusion de l’information)
– Participer à l’organisation des espaces : vérifier la disponibilité des salles, alerter en amont le service en charge de la préparation des salles, prévoir l’accueil logistique des participants (boissons, gâteaux etc…)
– Remettre et récupérer le matériel vidéo prêté aux étudiants ou enseignants en l’absence du technicien
– Gérer la réservation des véhicules en lien avec le service technique et de l’immobilier

4- Autres missions
– Délivrer les cartes numériques étudiantes
– Gérer la réception et l’envoi du courrier de l’école
– Gérer à distance l’accès au garage souterrain
– Participer à l’organisation de « pots d’accueil » et autres réceptions conjointement avec le service demandeur, demander le cas échéant des devis aux traiteurs pour des buffets ou des plateaux repas
– Participer aux journées portes ouvertes et à leur organisation
– Participer aux autres évènements ponctuels de l’école (tenue bureaux de vote, organisation colloques de la Recherche, séminaires enseignants, cérémonie PFE…)
– Réceptionner les livraisons, prévenir le service concerné ou les acheminer vers le service concerné, constater le service fait … *

… * le cas échéant.
– Effectuer des tâches administratives et bureautiques (courriers, comptes rendus, traduction de textes ou documents en anglais, enquêtes, mailings,  aide à l’envoi en nombre) (tâches télétravaillables)
– Participer au suivi de la taxe d’apprentissage : organisation de l’envoi du flayer, publipostage, fichier marketing et de relance, tâches télétravaillables à l’exclusion de la mise sous pli
– Repérer les dysfonctionnements de l’établissement relatifs aux pratiques et procédures et remonter l’information au-à la secrétaire général.e
– Assurer le suivi de la complétude des registres d’interventions renseignés par les prestataires
Le contenu de ces missions pourra évoluer dans le temps en fonction des évolutions liées à l’organisation des services.
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Compétences techniques :
– Techniques d’accueil du public et d’accueil téléphonique (expert)
– Techniques de gestion des conflits
– Connaissance du fonctionnement et de l’organisation de l’école (à acquérir)
– Notions administratives du fonctionnement d’un établissement public
– Maîtrise des règles et consignes de sécurité (formation premiers secours possible)
– Initiation aux méthodes et outils de démarches qualité
– Anglais parlé (écrit et oral )
– Permis B exigé
 
Savoir-faire :
– S’exprimer avec aisance
– Capacité à communiquer auprès de différents publics et relayer l’information à destination des publics accueillis et des services concernés
– Capacité à travailler en équipe
– Capacité d’analyse et de synthèse
 
Savoir-être (compétences comportementales) :
– Disponibilité, discrétion, écoute, goût du contact
– Aisance relationnelle
– Autonomie, rigueur et disponibilité
– Sens de l’organisation, sens du service public
– Réactivité et sens de l’initiative, force de proposition

Profil du candidat recherché (le cas échéant) :
Agent(e) disposant d’une expérience d’accueil et/ou disposant d’une expérience en établissement d’enseignement supérieur- Pratique de l’anglais souhaité ( lu –écrit )

Perspectives d’évolution :
Concours de la fonction publique.

Le poste est ouvert aux agents titulaires de la fonction publique relevant de la catégorie C et aux agents contractuels.

Niveau d’études / Diplôme : Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
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Détails de l’offre d’emploi
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