2022-1066560 – Assistant à la direction des affaires européennes et internationales H/F

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  • Publié il y a 2 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Assistance du Directeur :
·       Assure l’accueil des visiteurs.
·       Filtre les appels téléphoniques et répond aux demandes relevant de sa compétence.
·       Assure le traitement du courrier (enregistrement, classement, dispatching).
·       Met en forme les courriers et les notes internes et assure leur diffusion et leur suivi.
·       Contribue à la gestion de l’agenda du directeur.
·       Organise les aspects logistiques des réunions.
·       Peut être amené à travailler en lien avec le secrétariat de la Présidence/du directeur général délégué pour l’organisation des déplacements internationaux du Président et/ou du Directeur général délégué.
·       Prépare les dossiers du Président et/ou du Directeur général délégué pour les sujets pilotés par la DAEI.
·       Règle les questions liées aux frais exposés dans le cadre des missions.

Gestion administrative et logistique de la Direction :
·       Gère des appels/standard tél. de la DAEI et l’accueil des visiteurs.
·       Organise les missions/déplacements des agents de la direction (recherche des plans de vol, réservation et commandes des billets, élaboration et suivi des ordres de mission et des états de frais, avances, transmission de ces derniers aux Services généraux) et tient à jour un tableau de suivi.
·       Actualise régulièrement le calendrier des événements et festivals internationaux.
·       Assiste la direction dans l’organisation d’événements : listing, préparation de documents, contacts, etc.
·       Assure la mise en forme des des lettres et notes, la préparation des bordereaux et des parapheurs, effectue les copies & archivage numérique dans le répertoire commun de la DAEI, envoie les plis.
·       Organise les réunions internes, ordres du jour et compte rendus.
·       Gère les stocks de fournitures et effectue les commandes.
·       Classe et pré-archive les documents à conserver.
·       Règle les problèmes matériels (maintenance photocopieuses/fax), en lien avec les Services généraux et le Service de l’organisation et des systèmes d’information (SOSI).
·       Délivre des certificats d’origine française pour les films.
·       Peut être amené à assurer des tâches de gestion liées à l’Aide aux Cinémas du Monde ou à des fonds bilatéraux d’aide à la coproduction

Relais d’information de la Direction :
·       Centralise et oriente les appels et courriers entrants au sein de la Direction ou du Centre.
·       Sélectionne et transmet des informations et documents relatifs à l’activité de la Direction à ses interlocuteurs internes et externes.

 Particularités
·       Obligation de confidentialité et de discrétion professionnelle.
·       Nécessité de communiquer régulièrement en anglais à l’écrit comme à l’oral.

Connaissances
·       Connaissance de l’environnement professionnel –
– Principaux acteurs de l’industrie cinématographique et audiovisuelle française.
·       Langues étrangères – Anglais indispensable, maîtrise d’une seconde langue étrangère appréciée.
·       Techniques de secrétariat

Savoir-faire opérationnel :
·       Bureautique et logiciels –
– SIREPA, Word, Excel, Outlook, OSIRIS, SOFI
·       Organisation de déplacements et d’événements
·       Sens de l’organisation
·       Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe
·       Sens de l’initiative et de la diplomatie.

Savoir –faire relationnel :
·       Adaptabilité et Organisation
·       Rigueur et sens du détail.
·       Esprit d’équipe et de coopération.

Profil type du poste
Formation : BAC ou équivalent reconnu minimum. Formation en secrétariat ou assistanat souhaitée.
Expérience : Une expérience préalable de secrétariat ou d’assistanat est nécessaire.
Géolocalisation du poste : 291, boulevard Raspail 75014 Paris
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat
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Détails de l’offre d’emploi
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