2022-299 – Chargé de projets événementiels F/H

  • CDI
  • N’importe où
  • Publié il y a 3 mois

Contrat : CDI
Description du poste :
Vous avez envie de prendre en charge des projets événementiels transversaux, retenus dans le cadre de l’offre globale de l’établissement ? Vous avez à cœur de conduire tout ou partie des étapes de réalisation d’un grand événement, de la conception à l’évaluation finale ? Vous désirez gérer les volets administratifs et juridiques, organisationnels et opérationnels des projets événementiels qui vous sont confiés ?

Intégrez notre délégation

Vous aurez pour mission de :

Conception des grands événements
 -définir les orientations du projet : contexte, problématique, méthodologie, calendrier, moyens humains et financiers, partenaires internes et externes, livrables ;
-identifier les acteurs contribuant au projet, les mobiliser et les faire adhérer au projet ;
-réaliser des études de faisabilité technique et/ou de production avec les personnes concernées en interne et en externe ;
-contribuer à l’élaboration conceptuelle des différentes offres ainsi qu’au cadre muséologique et scénographique de l’événement, avec elles ;
-étudier l’opportunité de faire appel à du financement extérieur pour le projet, notamment par le mécénat, et participer à sa mise en œuvre ;
-procéder à la consultation et à la sélection des prestataires externes (contenu et technique) dans le cadre d’appels d’offre ;
-préconiser les aménagements nécessaires à la conduite du projet, les faire valider et les mettre en œuvre.
-intervenir oralement régulièrement (en interne et en externe) pour les présentations et/ou l’état d’avancement de projets (lancement, suivi de projet, revue de projet, réunions d’avancement, etc.)

Gestion de l’organisation opérationnelle 
-constituer et animer l’équipe projet qui implique les directions de l’offre et support de l’établissement ;
-coordonner les actions des participants au projet pour atteindre les résultats dans les délais fixés ;
-rechercher et sélectionner les lieux adaptés à la taille et à l’esprit de l’événement ;
-prendre en charge l’organisation de certaines prestations spécifiques ;
-préparer les éléments de communication nécessaires aux différentes phases du projet ;
-veiller, avec les directions à la mise en œuvre des stratégies de communication et de promotion ;
-suivre les différentes étapes des projets et effectuer un reporting hebdomadaire;
-suivre le bon déroulement des différentes phases du projet y compris pendant l’exploitation des manifestations institutionnelles, festivals et soirées (week-end, soirées, nocturnes) ;
-proposer des outils innovants (veille) permettant l’amélioration de la mise en œuvre (toutes les phases) des événements.

Suivi administratif et budgétaire
– assurer la mise en œuvre, le suivi administratif et budgétaire de l’événement ;
– gérer et respecter le budget alloué.

Issu d’une formation universitaire de second cycle, de niveau licence ou master 1 dans un domaine scientifique, technique, culturel ou administratif.
Vous possédez une expérience réussie dans un poste équivalent.

Vous maîtrisez parfaitement les compétences suivantes
-connaissance des techniques de conception et de mise en œuvre d’événements culturels (plus de 1 000 participants) ;
-maîtrise des techniques de conduite de projet ;
-savoir analyser des offres à intégrer aux projets ;
-capacité à proposer des événements en ligne et en présentiel ;
-capacité à instruire différents projets en simultané : travail en mode multi-projets ;
-capacité à développer des projets sur des laps de temps réduits ;
-maîtrise des logiciels bureautiques usuels (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) ;
-maitrise des outils collaboratifs de la suite Microsoft Office 365 (one drive, one note, planner) ;
-connaissance des outils et logiciels de gestion de projet (Gantt Project, MS Project) ;
-maitrise de l’anglais technique ;
connaissance des normes de sécurité dans les établissements recevant du public ;
-connaissance des techniques de communication
-aptitudes rédactionnelles (rédaction d’APS et APD, notes d’information, de bilans, etc.)
-sens de la créativité ;
-sens du travail en équipe ;
-sens de l’adaptation (thématiques, auprès des parties prenantes du projet) ;
-savoir-faire dans l’animation de réunions de projet (lancement, suivi, Copil ou Codir) ;
-maitrise dans la présentation orale et adaptation aux interlocuteurs (prestataires extérieurs, en interne, à la PDG, en revue de projet) ;
-sens de la synthèse ;
-curiosité et envie d’apprendre ;
-capacité de négociation commerciale avec les prestataires et/ou partenaires externes.
Lieu : Cité des sciences et de l’industrie, 30 Avenue Corentin Cariou 75019 Paris
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Détails de l’offre d’emploi
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