2022-333 – Assistant de direction F/H

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  • Publié il y a 2 mois

Contrat : CDI
Description du poste :

Vous assurez le secrétariat du directeur et celui de son directeur adjoint. Vous apportez une assistance dans la gestion administrative et l’organisation des informations internes et externes liées au fonctionnement de la direction.
Vous prenez notamment en charge les activités suivantes :
assurer l’accueil physique et téléphonique (filtrage des appels, transmission des messages, prise de rendez-vous) ;
gérer les agendas, planifier, organiser et suivre les réunions (conception et mise en forme de supports de réunion, constitution des documents préparatoires et diffusion aux participants et participantes, gestion et organisation logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus et des relevés de décisions) ;
contribuer à l’organisation générale des séminaires, colloques, événements pilotés par la direction, en lien avec les secrétariats des départements ;
organiser les missions en France et à l’étranger pour l’ensemble des personnels de la direction ;
rédiger et mettre en forme les courriers et les documents administratifs ;
administrer et mettre à jour le fichier des contacts (personnalités extérieures, prestataires, etc.) ;
administrer, assurer le suivi, archiver et classer l’ensemble des documents de travail de la direction sur le serveur en lien avec l’ensemble des équipes opérationnelles, assurer une veille et un classement thématique dématérialisé sur les dossiers stratégiques ;
assurer le suivi de documents budgétaires simples et mettre à jour les tableaux de bord et tous les outils de planification du pilotage global de la direction ;
établir des commandes via la plateforme dédiée pour les activités directement rattachées à la direction et en assurer le suivi ;
gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau, de badges, de cartes, etc. ;
assurer l’administration RH, en lien avec la DRH, des personnels de la direction (gestion des congés, contrôle et distribution des tickets restaurant, assistance à la planification des personnels PPH le cas échéant).
 Vous pouvez être en charge de :
suivre certains dossiers transverses relevant de la direction ;
assurer le cas échéant, le secrétariat de l’un des départements de la direction ;
assurer le suivi de marchés relevant de la direction ;
former des collègues sur un poste de travail similaire.
Avantages :
Télétravail 2 jours par semaine maximum, après accord du responsable (après validation période d’essai)
30 jours de CP, 14 jours de RTT
Complément de salaire annuel (2200€ brut en 2022, au prorata temporis)
Tickets restaurant
Mutuelle
Carte culture

Pragmatique et méthodique, vous êtes doté ou dotée d’une bonne capacité d’adaptation, vous disposez de bonnes qualités relationnelles et êtes en mesure de travailler avec des interlocuteurs et interlocutrices variées. Vous prenez des initiatives et émettez des propositions innovantes. Bon ou bonne communiquant ou communicante, vous êtes à l’aise à l’oral autant qu’à l’écrit. Vous maîtrisiez plus particulièrement les compétences techniques suivantes:
excellente qualités rédactionnelles;
excellente expression orale;
bonne maîtrise de l’anglais écrit et parlé;
maîtrise des outils bureautiques usuels et de navigation sur le web;
bonne capacité à travailler avec des outils de travail collaboratifs;
grande discrétion dans le travail;
aptitude au travail en équipe et avec de interlocuteurs et interlocutrices;
aptitude à la facilitation;
autonomie dans l’organisation, rigueur de méthode et capacité à gérer les priorités;
connaissance des procédures administratives en vigueur au sein d’un établissement public;
intérêt pour le monde de la culture et des musées.
Lieu : Cité des sciences et de l’industrie, 30 Avenue Corentin Cariou 75019 Paris
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Détails de l’offre d’emploi
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