2022-787923 – Secrétaire de direction H/F

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 5 mois

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
Le poste de Secrétaire de direction recouvre les principales missions suivantes :
Préparer les dossiers pour certaines instances de l’établissement (administratives et scientifiques) ;
Assurer le suivi des parapheurs ;
Assurer la gestion des agendas et l’accueil téléphonique ;
Organiser des réunions et des entretiens ;
Rédiger les compte-rendu de réunions ;
Assurer le suivi administratif des opérations (bons d’achats, bons de commande sur SIREPA organisation des missions, suivi des présences/absences/congés, etc.) ;
Assurer la gestion des fournitures administratives destinées aux agents ;
Assurer l’accueil et l’orientation des personnes extérieures ;
Assurer la circulation, la diffusion et l’archivage de l’information (documents, notes, etc.) ;
Effectuer l’enregistrement des courriers entrants et sortants ainsi que des notes internes.

La/le secrétaire de direction travaillera en relation avec les autres directions et services de l’établissement.

Relations professionnelles :

En interne : les responsables et les agents de sa direction, les autres directions et services transversaux (Secrétaires/assistants d’autres directions, administration et des ressources humaines, Comptable, Moyens Techniques et de la Sécurité) ;
En externe : les prestataires (exploitant de l’établissement, autres sociétés externes).

Formation d’assistanat de direction et expérience professionnelle d’au moins trois ans dans une fonction similaire
Pratique du français à un niveau de langue officielle
Bonne connaissance de l’anglais
Méthodique, rigoureux (se), sens de l’organisation
Capacité à travailler dans une équipe ; sens relationnel et contact adapté aux divers interlocuteurs
Bonnes connaissances des outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Zoom) et si possible des outils spécifiques du musée (SIREPA, TMS, etc.)

Le musée du quai Branly – Jacques Chirac s’engage à promouvoir l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Lieu d’affectation : 222 Rue de l’Université, 75007 Paris, France

 
 
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Détails de l’offre d’emploi