2022-791501 – SEADM-Secrétariat mutualisé de la DRADPAT et du CRMH – DRAC Normandie – Site de Caen H/F

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 6 mois

Domaine fonctionnel : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
 
Au sein de la coordination administrative et budgétaire du pôle patrimoines et architecture de la
DRAC, sous l’autorité directe de la directrice régionale adjointe déléguée (DRAD) en charge
des patrimoines et de l’architecture, l’agent assure le secrétariat mutualisé du conservateur régional
des monuments historiques (CRMH), du CRMH adjoint (en relais) et de la directrice régionale
adjointe déléguée (DRAD) en charge des patrimoines et de l’architecture.
Le pôle patrimoines et architecture de la DRAC est composé de 90 agents.

A ce titre, il·elle a en charge les missions suivantes :
–    accueil des rendez-vous,
– gestion des deux agendas, des flux téléphoniques,
–   traitement du courrier (arrivée et départ) et des parapheurs mis à la signature,
–   préparation des dossiers de travail avant les réunions, proposition de rédaction et mise en forme de notes actualisées à partir d’une gestion organisée des archives (électroniques et papier),
–  gestion et proposition de mise en forme du courrier réservé,
–  organisation et mise en place de toutes les réunions, du point de vue matériel (déroulés, invitations, réservations, en visio-conférence ou en présentiel etc …),
–    logistique : petites fournitures, réservation des salles, ordres de missions, réservation des véhicules,
– gestion des demandes de congés et de formations des conseillers et chefs de service du pôle, dont validation de premier niveau pour le compte de la direction régionale adjointe déléguée dans le logiciel Chorus-DT,
–  organisation des campagnes d’évaluation des conseillers et chefs de service du pôle patrimoines et architecture,
–   mise en forme des comptes rendus d’entretiens professionnels des CCS du pôle réalisés par la direction adjointe déléguée en charge des patrimoines et de l’architecture dans l’outil Estève, ainsi que ceux des agents sous l’autorité du CRMH,
–   suivi du bulletin du DAT pour le patrimoine et l’architecture,
– relations avec les secrétariats des administrations centrales et territoriales partenaires.
 
L’exercice des missions induit des relations fonctionnelles quotidiennes avec le secrétariat de direction de la DRAC, ainsi qu’avec les différentes composantes du pôle patrimoines et architecture.

Groupe RIFSEEP : 2

Compétences techniques :
 
– Technique de communication
– Techniques de secrétariat bureautiques
– Gestion des priorités
– Classement et archivage
– Outils bureautiques
– Environnement professionnel

Il·elle doit faire preuve d’une aptitude à organiser et planifier son travail, dans le cadre d’un secrétariat mutualisé.

Savoir-faire :

Le·la candidat·e devra disposer d’une expérience confirmée dans un poste de secrétariat.

Savoir-être (compétences comportementales) :

Du fait des évolutions fondamentales dans l’organisation des services et des missions, le·la candidat·e devra faire preuve d’un sens développé des relations humaines et être force de proposition. Il·elle devra être ouvert·e au dialogue avec les partenaires internes et externes à la DRAC.
Dans ce cadre, le·la candidat·e devra être en capacité d’inscrire son activité dans un travail en réseau avec les différentes composantes de la DRAC ainsi qu’avec les services de l’administration territoriale de l’État et les opérateurs intervenants dans son domaine de compétence.
Lieu d’affectation : 13bis Rue Saint-Ouen 14000 Caen

 
 
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Détails de l’offre d’emploi