2022-795360 – Chargé de gestion administrative H/F

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  • Publié il y a 2 semaines

Domaine fonctionnel : Ressources Humaines/Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions :
Sous l’autorité de la direction du service, et basé au sein de l’équipe administrative du service, le/la Chargé-e de gestion administrative, travaillera en lien fort avec les gestionnaires et les responsables des projets.
Il/elle aura pour missions, pour le PNDB et autres projets complexes :
– Assister le chef de projet et le chef d’équipe à établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution (y compris le suivi et l’analyse des dépenses)
– Contrôler l’application des règles et procédures administratives et répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, la production et les moyens des projets
– Rendre compte à l’aide de tableaux de bord (reporting) des ressources affectées et consommées par les projets
– Suivre l’évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
– Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
– Aider à la préparation de contrats et les conventions et organiser le contrôle de leurs conformités
– Aider la correspondante RH du service pour la gestion administrative des recrutements, renouvellements…
– Gérer les missions d’agents du service dédiés aux projets (billets de train/avion, location voiture, hébergement) et le cas échéant de partenaires extérieurs, collecte et contrôle des états de frais suite aux missions dans le cadre des projets
– Réaliser des commandes de fournitures et de prestations : de la passation de commande via le logiciel SIFAC jusqu’à la vérification du paiement de la facture
– Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion.

Plus généralement, le/la chargé(e) de gestion administrative sera amené(e) à prendre en charge d’autres missions administratives du service en concertation étroite avec les gestionnaires du secrétariat Patrinat.

Formation recommandée : Bac + 3 ou Bac + 5 en gestion administrative
Compétences et connaissances nécessaires :
Connaissances
Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique et Connaissance générale du fonctionnement des EPSCP et des EPST
Droit public et du droit des contrats
Méthodologie de conduite de projet
Connaissances budgétaires générales
Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Systèmes d’information budgétaires et financiers notamment certains logiciels propres aux tutelles est souhaitée (SIFAC, VIRTUALIA pour le Muséum), maîtrise d’Excel

Compétences
Réaliser des synthèses et des rapports ou des documents
Concevoir des tableaux de bord
Analyser les données comptables et financières
Appliquer des règles financières
Assurer le suivi des dépenses et des recettes
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Aptitude à travailler dans des environnements de gestion multiples. Notions de comptabilité publique et du code des marchés publics,

Savoir être
Rigueur, sens des priorités et du respect des délais,
Capacité à travailler en équipe,
Sens du service et de l’organisation, sens du contact, discrétion
Lieu d’affectation : 75001 Paris, France

 
 
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Détails de l’offre d’emploi