2022-803232 – Assistant administratif (F/H) H/F

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 4 mois

Domaine fonctionnel : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein de la direction de la communication du Muséum national d’Histoire naturelle (22 personnes), et sous l’autorité de sa directrice et de son adjointe, le/la titulaire du poste assure le secrétariat de l’ensemble de la direction. En étroite collaboration avec sa direction il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à la seconder. La direction de la communication est une direction support constamment sollicitée tant en interne qu’en externe.
Secrétariat de Direction :
Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien da la direction (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Accueillir physiquement les rendez-vous.
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
Organiser les bilatérales et les entretiens annuels des agents.
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gérer le classement et archiver les documents, réceptionner les dossiers pour s’assurer des délais exigés.

Secrétariat du service de la communication :
Réceptionner et distribuer le courrier
Organiser les réunions de service et y assister en tant que secrétaire de séance : prise de notes, saisie et diffusion du compte-rendu à l’ensemble des agents.
Aider aux publipostages et à la mise sous plis pour les évènements de la communication.
Assurer la gestion des cartes de vœux pour l’ensemble des sites du Muséum.
Assurer des tâches diverses de secrétariat : assurer l’accueil et le filtrage téléphonique, gestion des stocks et des fournitures de bureau.
Tenir le planning de la salle de réunion via l’interface webmail (« partage ») et des évènements pour le service.
Organiser la logistique de la salle de réunion pour les différentes réunions.
Mettre à jour de l’annuaire intranet.

Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word).
Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférences ….).
Orthographe irréprochable
Réactivité
Autonomie et esprit d’initiative
Disponibilité et discrétion
Qualités rédactionnelles
Sens de l’organisation
Sens de l’écoute et de la communication
Esprit d’équipe
Formation initiale en Bac / Bac +2 en assistanat de direction
Expérience souhaitée d’au moins 2 ans
Lieu d’affectation : 75001 Paris, France

 
 
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Détails de l’offre d’emploi