2022-815470 – Assistant.e de direction – ENSA de Strasbourg -67 H/F

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  • Publié il y a 5 mois

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Rattachée à la directrice adjointe, en charge du pilotage des ressources de l’ENSAS, la personne recrutée sera principalement chargée des missions et activités suivantes :

Assiste, conseille et alerte l’équipe de direction
Gestion des rendez-vous, des déplacements, des réunions, de certains évènements de communication interne
Gestion et archivage de courriers (papiers et dématérialisés) et des conventions (formalisation et suivi)
Réflexion, organisation et suivi du classement informatique des fichiers
Secrétariat courant de l’équipe de direction dont les ordres du jour, la rédaction et le classement des compte – rendus de réunions avec les services
Traitement des sollicitations internes et externes
Préparation des dossiers : recherche et gestion d’informations, analyse, rédaction de notes ; veille juridique
Tenue du fichier environnement institutionnel et partenaires externes

Facilite la coordination de groupes projets ou de travail (Ex : suivi de la mise en œuvre des décisions prises en instances)
Coordonne l’organisation calendaire des instances de l’école, pilote le suivi de leurs décisions, est en charge des conseils d’administration (organisation, préparation des dossiers, suivi des décisions)
Gère les locations d’espace (rendez-vous, conventions…en lien avec les services concernés)
Encadre la personne en charge de l’accueil et de l’information
Veille auprès de l’ensemble des services pour collecter les informations utiles sur l’environnement de l’ENSAS et les évolutions juridiques qui concernent l’établissement

Anime et coordonne la mise à jour des procédures et outils internes gérés au niveau de la direction (ex : règlement intérieur, archivage)

Compétences principales mises en œuvre : (cotés  sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise – expert)
Compétences techniques :
·         Connaissance générale des procédures administratives
·         Maîtrise des outils bureautiques word, excel et outils collaboratifs (Expert)
·         Intérêt pour la question des systèmes d’information et de l’organisation des fichiers et données (pratique)
·         Pratique de l’anglais et/ou de l’allemand souhaitée (maîtrise)
 
Savoir-faire :
Niveau d’expert attendu pour les compétences suivantes :
·         Capacité à anticiper
·         Capacité à gérer des dossiers sensibles et à fort enjeu
·         Savoir coordonner plusieurs services et actions en même temps
·         Savoir tenir une position tout en étant diplomate
·         Savoir communiquer
·         Bonnes capacités rédactionnelles et en orthographe
·         Savoir travailler en autonomie et alerter à bon escient
 
Savoir-être (compétences comportementales)
·         Sens des relations humaines
·         Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, internes et externes
·         Respect de la confidentialité
·         Grand sens de l’organisation
·         Sens de l’analyse
·         Sens critique
·         Sens des responsabilités
·         Etre rigoureux et fiable
·         Faire preuve de réactivité

Profil du candidat recherché (le cas échéant) :
Expérience ayant permis de développer les compétences attendues
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Détails de l’offre d’emploi