2022-817157 – ADJAD – Assistant.e métier spectacle vivant – DRAC BFC – Site de Dijon H/F

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 5 mois

Domaine fonctionnel : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
L’agent.e est placé.e sous l’autorité hiérarchique du directeur du pôle CIAC, et travaille en lien fonctionnel avec les conseillers.
Il.elle assure en lien et en complémentarité avec les autres assistantes des deux sites, l’ensemble de la gestion
administrative, ainsi que les missions d’assistance en secrétariat, afin de contribuer au bon fonctionnement du pôle, tant au niveau interne que vis-à-vis des usagers (équipes des structures de spectacle vivant, plasticiens, acteurs du cinéma, collectivités, particuliers…)
 
Descriptif des missions :
 
Tâches administratives pour l’ensemble du pôle (site de Dijon)

• Gestion du courrier arrivée / départ pour le pôle (enregistrement, classement, diffusion, alertes mail, alertes dossier sensible)

• Création, suivi et maintenance d’une base coGestion du courrier arrivée / départ pour le pôle (enregistrement, classement, diffusion, alertes mail, alertes
dossier sensible)

• Création, suivi et maintenance d’une base commune de contacts pour le pôle

• Suivi circuit des revues

• Référent « Archives » pour le pôle, pour le site de Dijon

Tâches administratives spécifiques au secteur Théâtre, Musique et Danse
• Accueil physique et téléphonique, planification des agendas et gestion des déplacements, orientation des demandes des usagers, relecture et mise en page de courriers et de notes, archivage. Assistance des deux conseillères (rédaction courrier, organisation de réunions, accueil, réservation véhicule…).
• Organisation de la commission régionale des aides déconcentrées : envoi des formulaires, renseignements auprès des équipes, préparation des dossiers pour les experts. Vie de la commission : arrêté de nomination des experts, contact avec les experts sur les équipes, sur les déroulés, etc. Logistique de la commission, assurer la rédaction des PV et comptes rendus après les commissions. Suivi Chorus DT des remboursements des experts
• Réception et traitement des dossiers reçus dans le cadre des aides aux équipes artistiques et aux structures labellisées.
• Suivi du diplôme d’État (DE) et l’examen d’aptitude technique (EAT) de Danse, ouverture des livrets de formation, rédaction et envoi des diplômes.
•  Gestion du dispositif d’aide individuelle pour les élèves musiciens des conservatoires, instruction des dossiers de bourse.

Connaissances, compétences principales mise en œuvre  :
• Bonne connaissance des procédures administratives
• Bonne connaissance de l’environnement professionnel et de l’administration
•    Connaissances budgétaires et comptables
•     Notions du droit administratif

Compétences techniques, savoir-faire :
• S’adapter aux différents interlocuteurs, savoir communiquer
• Hiérarchiser et orienter les informations
• Rédiger et mettre en forme des documents et des actes administratifs, selon les commandes
• Rigueur, sens de l’organisation, capacité à gérer les priorités et autonomie
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité d’utilisation des outils informatiques et bureautiques

Compétences comportementales, savoir-être :
• Capacité à travailler en équipe
•Réactivité face aux sollicitations professionnelles
• Disponibilité
• Capacité d’adaptation
Lieu d’affectation : 39 Rue Vannerie 21000 Dijon
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Détails de l’offre d’emploi