2022-818979 – ATTA – Adjoint Chef bureau affaires générales et formation, Distinctions Honorifiques H/F

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  • N’importe où
  • Publié il y a 4 mois

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques/Responsable sectoriel / sectorielle
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le titulaire du poste sera plus spécialement chargé de l’instruction et du suivi des dossiers de distinctions honorifiques (Légion d’Honneur, ordre national du Mérite, ordre ministériel des Arts et des Lettres) pour les différents secteurs d’activité relevant du champ de compétence de la DGMIC ; à ce titre il devra notamment assurer :
· le recueil, la coordination et la formalisation des propositions de la DGMIC pour les nominations et les promotions dans les deux ordres nationaux et dans l’ordre ministériel des Arts et des Lettres concernant des personnalités des secteurs des médias, du livre et des industries culturelles
· la transmission, après validation du directeur général, de ces propositions au bureau du cabinet de la Ministre
· la recherche de biographies, d’éléments de carrière et d’état civil concernant les personnalités faisant l’objet d’une proposition, et la rédaction des mémoires de proposition
· la préparation du dossier du directeur général pour les séances du Conseil de l’Ordre des Arts et des Lettres
· le traitement des demandes d’avis concernant des personnalités proposées par d’autres autorités (Présidence de la République, Premier ministre, autres ministères)
· le traitement demandes d’informations complémentaires émanant du bureau du cabinet

Sous l’autorité du chef du bureau et conjointement avec lui, le titulaire du poste sera par ailleurs responsable de l’instruction et du suivi des courriers en provenance et à destination du cabinet de la Ministre, notamment les questions écrites adressées par les parlementaires et les courriers des élus. À ce titre, il devra :
· veiller à la circulation des correspondances et à leur instruction dans l’outil Goia
· veiller au respect des procédures et délais de réponse et de validation hiérarchique
· assurer la transmission au format dématérialisé des projets de réponse validés au bureau du cabinet de la ministre
· tenir un tableau de bord de suivi de l’instruction de ces courriers,
· assurer un rôle de référent auprès du bureau du cabinet et lui apporter tous les éléments de compréhension utiles
·le cas échéant, organiser des réunions de mise à jour des procédures, notamment avec les assistant.e.s et/ou les responsables concernés de la direction générale
Pour la gestion des moyens de fonctionnement de la DGMIC, la/le titulaire du poste :
· disposera d’une carte achat pour effectuer certaines dépenses de fonctionnement courant
· pourra être chargé(e) de consulter les traiteurs titulaires du marché ministériel ou de procéder à des commandes ponctuelles pour l’organisation d’évènements liés à l’activité de la direction générale (salons, séminaires, commissions ou réunions diverses)
· en qualité de correspondant Chorus DT, pourra occasionnellement être chargé(e) de créer une mission dans l’outil pour les déplacements du directeur général ou de son adjointe.

Compétences principales mises en œuvre :
– Planification et priorisation
– Coordination / animation de réseaux
– Capacité rédactionnelle
– Compétences techniques

·         Expérience souhaitée dans le domaine des distinctions honorifiques
·         Maîtrise des outils bureautiques courants
·         Expertise souhaitée dans l’utilisation des tableurs
·         Connaissance souhaitée des applications Goia-courrier et Chorus DT
·         Une connaissance des règles applicables en matière de commande publique serait appréciée.

Savoir-faire
·         Excellente capacité rédactionnelle
·         Excellente capacité d’expression orale
·         Capacité à animer un réseau d’interlocuteurs
·         Aptitude à l’encadrement

Savoir-être
·         Rigueur et méthode
·         Sens de l’organisation et capacité à prioriser
·         Réactivité et faculté d’anticipation
·         Autonomie et capacité d’initiative
·         Sens développé des relations humaines
·         Discrétion professionnelle
·         Esprit d’équipe
·         Sens du service public

Environnement professionnel :

Liaisons hiérarchiques :
La/le titulaire du poste est placé.e sous l’autorité directe du/de la chef.fe du bureau des affaires générales et de la formation.

Liaisons fonctionnelles :
·         Equipe de direction de la DGMIC ; chef.fe de cabinet du directeur général
·         Chef(fe)s de département et de bureau au sein de la direction générale
·         Bureau du cabinet de la Ministre (notamment les correspondants en charge des distinctions honorifiques et du courrier « cabinet »)
·         Services du secrétariat général du ministère (notamment le bureau des services généraux)
·         le cas échéant, contacts homologues au sein des autres directions générales du ministère
·         le cas échéant, contacts avec divers services extérieurs au ministère (notamment la Grande Chancellerie de la Légion d’honneur)
 
Perspectives d’évolution :
Postes d’encadrement ou d’expertise de plus haut niveau

Lieu d’affectation : 182 Rue Saint Honoré, 75001 Paris, France
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Détails de l’offre d’emploi