2022-819261 – Chargé.e de réservation groupe et des relations avec les publics -SCN du Musée de Cluny -75 H/F

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  • Publié il y a 4 mois

Domaine fonctionnel : Culture et Patrimoine/Chargée / Chargé de développement des publics
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
1) Assurer les réservations des groupes en visite autonome ou avec un conférencier du musée :
 –  suivre la planification, les affectations, la formation et l’information des conférencières RMN ;
 –  informer les responsables de groupes par les moyens adaptés ;
 – assurer la prise de réservation des groupes, les relations avec les services RMN concernés et les conférencières ;
 – suivre les partenariats et les visites exceptionnelles (partenariats pédagogiques et culturels, formations, etc.) ;
 – participer à la modernisation du système des réservations.

2) Coordonner et assurer un lien régulier avec les conférenciers affectés au musée par la RMN-GP (12 à 14 par an)

3) Suivi de la programmation des activités en individuel, logistique des ateliers et statistiques
 – coordination et mise en œuvre de la programmation semestrielle des activités à destination des
Individuels, proposition de programmation ;
 – suivi statistique de la fréquentation des activités en groupe proposées par le musée.

Missions spécifiques :
 – Affectation des conférenciers de la RMN-GP pour toutes les activités conduites par eux (visites conférences, visites contées, ateliers…), suivi de leur planning (quotidien, hebdomadaire et annuel) et demande de remplacement si nécessaire.
 – Prise de réservations essentiellement par téléphone, mais aussi par courrier électronique.
– Enregistrement des réservations sur Dièse, système informatique centralisé au service de la médiation culturelle de la RMN-GP avec suivi sur tableaux excel quotidiens en interne au musée.
 –  Suivi des réservations (confirmations, modifications, annulations)
 – Envoi de document d’information et de préparation aux activités.
– Transmissions hebdomadaires des documents destinés à la caisse, à l’accueil, aux conférencières, au secrétariat (planning, factures, statistiques).
 – Classement et archivage des documents traités (courrier, factures…)
 – Relation avec les responsables des groupes ou les relais (associations, agences de voyages, comités d’entreprises…) : conseil et orientation vers les activités et les thèmes les plus adaptés.
 – Relations spécifiques avec les enseignants : préparation à la visite, organisation de cycles…
 – Rendre compte mensuellement de l’activité par des statistiques (nombre d’activité, thèmes choisis, taux d’emploi).
– Participation ponctuelle au suivi des activités culturelles en soirée et les week-end.
– Collaboration avec les responsables du service au développement de certaines cibles de publics (champ social, scolaires, jeunes…).

Compétences techniques :
– Maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, PowerPoint, outlook…)
-Connaissance appréciée du logiciel de réservation de la RMN (une formation pourra être assurée sur ce logiciel)
– Maitrise des outils de téléphonie

Savoir-faire :
–       Parler avec une aisance orale notamment au téléphone
–       Etre rigoureux et précis dans le traitement des dossiers
–       Avoir le sens de l’anticipation et gout du travail en équipe
–       Gérer de manière courtoise des relations avec le public
–       Savoir organiser son travail en fonction des temporalités, des contraintes et des priorités
–       Tenir des délais et tenir ses engagements dans l’obligation des réponses aux courriels et aux appels téléphoniques.
–       Une connaissance des enjeux d’un service des publics d’un musée serait bienvenu.

Savoir-être (compétences comportementales) :
–       Sens du service public
–       Pédagogie
–       Diplomatie
–       Dynamisme et réactivité
–       Sens de l’Anticipation
–       Gestion de la pression, des urgences (absences, modifications de planning, annulations…) et des conflits
–       Esprit d’initiative

Profil du candidat recherché (le cas échéant)
Une expérience de travail en musée, permettant au candidat d’avoir une bonne connaissance du fonctionnement d’un musée et des missions de chaque service est attendue.
Expérience similaire en SCN ou EPA vivement souhaitée.
Goût du contact avec les publics et les conférenciers.

Perspectives d’évolution :
Selon l’expérience et le goût du candidat, diversification des missions confiées au sein du service.

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Détails de l’offre d’emploi