2022-838538 – Assistant(e) de direction H/F

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 3 mois

Domaine fonctionnel : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
1) Assister les agents de la direction dans le traitement de l’information
– Veiller à la bonne circulation de l’information au sein de la direction et à la
bonne application des circuits de validation des dossiers
– Enregistrer, mettre en forme, diffuser, copier les documents reçus ou
produits par la direction (notes et courriers divers)
– Constituer des dossiers
– Classer, aux fins d’archivage, les documents et recherche ponctuellement
des documents archivés
– Veiller au plan de classement
– Réaliser des comptes rendus de réunion
– Effectuer la saisie, la mise en forme de documents
– Veiller aux conditions d’exercice des missions de la DAF (alerte, suivi des
visas, gestion des échéances, relance…)
– Participer à l’élaboration du dispositif de communication de la DAF
(interne – externe – intranet)

2) Gérer des dossiers spécifiques
– Assurer la gestion des absences et des congés des agents de la direction
– Gérer les tableaux de bord des demandes adressées à la direction
– Participer à l’organisation des séances du conseil d’administration (ordre du
jour, préparation et suivi des dossiers…)
– Traiter les ordres de mission et les réservations (billetterie, hébergement)
des agents de la direction
– Suivre la mise à jour du contenu de l’intranet pour ce qui concerne la
direction
– Suivre les dossiers de subvention
– Gérer la documentation
– Assurer le suivi des procédures de versement et de communication des
documents : versement intermédiaire et aux archives nationales
– Assurer le suivi administratif de tout type de document (gestion des cartes
de la flotte automobile, des badges d’accès, des contraventions, dossiers
archivés…)

3) Assurer un rôle d’accueil et d’information auprès des interlocuteurs de la direction
– Prendre les rendez-vous, gérer l’agenda électronique du directeur et de son
adjoint et organiser les réunions pour la direction et les services de la
direction,
– Répondre aux demandes d’information de tout interlocuteur ; – gérer les
relations entre la direction de l’administration et des finances et les
directions interrégionales
– Assurer, en relation avec son binôme, la continuité de fonctionnement de la
direction en s’informant et en informant celui-ci de l’état des dossiers en
cours de manière à pourvoir le suppléer.

Les fonctions décrites ci-dessus correspondent aux principales fonctions prévues pour ce poste, elles peuvent faire l’objet d’adaptations en fonction des besoins de service

Niveau de diplôme requis
– DUT ou BTS ou titre ou diplôme français ou étranger au moins équivalent
ou
– Baccalauréat ou diplôme français ou étranger équivalent et 2 années
d’expérience professionnelle dans des fonctions similaires.

Compétences et expérience requises
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, …)
– Rigueur, sens de l’organisation, méthode
– Esprit d’initiative et autonomie, réactivité
– Aptitude à mener plusieurs tâches de front et capacité à hiérarchiser les
tâches
– Discrétion et respect de la confidentialité
– Qualités relationnelles (capacité d’adaptation, travail en équipe
indispensable)
– Bonne expression écrite et orale
Niveau d’études : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Read More



Détails de l’offre d’emploi