2022-860477 – Assistant du chef de département des manifestations culturelles H/F

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  • Publié il y a 1 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
L’assistant du chef de Département des manifestations culturelles (H/F) assiste et soutient l’action de ce dernier au quotidien par l’exécution de tâches diverses garantissant le meilleur fonctionnement possible pour le Département.
En matière de secrétariat et de gestion administrative :
·       Tenue de l’agenda du chef de Département (organisation réunions internes et des rendez-vous à l’externe)
·       Rédaction et mise en forme des courriers, notes, comptes rendus et supports de présentation pour le chef de Département ;
·       L’assistant est chargé de l’organisation de l’archivage des documents produits par le Département sur des ressources partagées ;
·       En charge de soutenir les chefs de projet sur une partie administrative de leurs missions notamment lors de leurs déplacements sur le terrain pour repérages, montage et démontage, ainsi que du suivi des parapheurs et les ordres de mission, remboursements de frais des intervenants extérieurs ;
·       En charge d’organiser les missions du chef de Département ;
·       Prépare les ordres de mission et procède aux formalités administratives nécessaires pour la réservation de salle, de véhicule, aux remboursements de frais, etc.
 En matière d’information :
·       L’assistant reçoit et répond aux demandes d’information générale (téléphone, courriels, réclamations) ;
·       Réceptionne et expédie le courrier et rédige les réponses types ;
·       En charge d’effectuer des recherches de documentation, et sourcing ;
·       En charge du renseignement de l’agenda partagé du Département et les calendriers des manifestations pour fluidifier l’organisation interservices ;
·       Assure le suivi de l’activité et renseigne les tableaux de bord internes ;
·       Rassemble les informations tout au long de l’année pour préparer le bilan d’activité ;
·       Informe les équipes de l’organisation et du déroulement des événements ;
·       Suit la réalisation de ces événements.
 En matière de relations avec les monuments :
·       L’assistant nourrit la base documentaire sur la programmation des monuments ;
·       Enregistre les demandes formulées par les administrateurs et veille à ce que des réponses soient apportées ;
·       Accompagne les chefs de projets dans l’édition et l’actualisation d’un vademecum de la production de projet aux CMN.

En matière de veille culturelle :
·       L’assistant gère l’agenda culturel du chef de Département : invitations, réservations pour les spectacles et concerts, etc.
·       L’assistant organise l’agenda des relations professionnelles du Département : veille sur les salons professionnels, prospection de nouveaux fournisseurs ; rencontres inter-établissements ;
·       Informe les équipes de l’organisation et du déroulement des événements ;
.       Suit la réalisation de ces événements.

Compétences techniques :
·       Formation culture / secrétariat ;
·       Première expérience dans le secteur culturel ;
·       Expérience d’au moins cinq ans en secrétariat, gestion administrative ou communication ;
·       Anglais apprécié.

Savoir-faire :
·       Savoir rédiger différents documents à usage interne et externe ;
·       Savoir utiliser le pack office Microsoft, bonne maîtrise d’Excel ;
·       Savoir planifier et organiser des rendez-vous et événements.

Savoir-être (compétences comportementales) :
·       Organisation, patience et réactivité ;
·       Efficience dans un plan de charge soutenu ;
·       Sens de la communication à destination d’une diversité d’interlocuteurs ;
·       Savoir rendre compte et informer sa hiérarchie ;
·       Discrétion et autonomie dans le travail.
Géolocalisation du poste : Hotel de Sully 62 rue Saint antoine 75004 Paris
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Détails de l’offre d’emploi
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