2022-879082 – Assistant.e de direction de l’administratrice générale et adjointe -EP Fontainebleau H/F

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  • Publié il y a 4 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
Il (elle) assiste l’administratrice générale et son adjointe dans la gestion quotidienne de leur activité.

Principales missions :
– organise, coordonne et traite les informations en assurant l’interface entre l’administratrice générale, son adjointe et l’ensemble des services de l’Etablissement ainsi qu’avec les interlocuteurs extérieurs ;
– prend en charge les aspects logistiques de la fonction de direction ;
– prépare les documents et l’organisation des conseils d’administration et des comités de programmation des travaux, assure le suivi des séances ;
– anticipe et prépare les dossiers nécessaires aux réunions ;
– assure la rédaction et la diffusion de documents de communication internes (agenda hebdomadaire) ;
– assure l’accueil physique et téléphonique ;
– réceptionne le courrier ;
– tient les agendas ;
– organise les rendez-vous et les déplacements, assure le suivi des missions ;
– constitue, met à jour, classe les dossiers et la documentation administrative ;
– rédige des courriers, notes et compte-rendus de réunions ;
– traite des dossiers ponctuels et suit les affaires réservées.
– réceptionne et traite le courrier du directeur des bâtiments et des jardins, tient son agenda et prépare les comités de suivi des travaux.

Il (elle) est amené(e) à remplacer en cas de congés ou d’absence l’assistante de la Présidente.

Compétences techniques :
Connaissance des techniques de secrétariat bureautique, des principaux logiciels (word, excel, power-point, outlook), des techniques de classement et d’archivage

Savoir-faire :
–          s’adapter aux différents interlocuteurs ;
–          savoir communiquer ;
–          filtrer et orienter les informations ;
–          maîtriser les délais et les calendriers, planifier et organiser son travail ;
–          recueillir les attentes, analyser les demandes et les orienter ;
–          rédiger et mettre en forme des documents.

Savoir-être (compétences comportementales) :
–          savoir dialoguer avec des partenaires professionnels internes et externes au service ou à l’administration ;
–          savoir écouter, communiquer, faire circuler l’information ;
–          être rigoureux et autonome ;
–          avoir un esprit de synthèse ;
–          avoir le sens des relations humaines ;
–          faire preuve de discrétion ;
–          faire preuve de capacité d’adaptation ;
–          être réactif.

Profil du candidat recherché (le cas échéant) :
Expérience sur un poste similaire fortement souhaitée.

Perspectives d’évolution :
Sur proposition, selon la manière de servir et sous conditions d’ancienneté, avancement dans le corps des secrétaires administratifs
 

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Détails de l’offre d’emploi
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