2022-881696 – ADJAD – Secrétaire auprès de l’UDAP de la Haute-Savoie – DRAC ARA – ANNECY H/F

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 4 mois

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :

L’Unité Départementale de l’Architecture et du Patrimoine participe à la promotion de la qualité patrimoniale, architecturale et urbaine. Elle veille à la préservation et à la mise en valeur des espaces protégés. Avec les autres services de l’État en région, elle participe à la gestion des sites et paysages, à l’aménagement du territoire et aux réglementations concernant l’environnement, l’urbanisme et le renouvellement urbain, dans un objectif de qualité durable des espaces urbains et naturels.

L’agent aura en charge le secrétariat du chef de service et du service et des missions d’assistant/instructeur pour les autorisations d’urbanisme.

1- Assistance urbanisme et patrimoine, secrétariat, documentation :

Secrétariat administratif et technique :

– enregistrer les courriers arrivées-départs ;
– réceptionner les dossiers d’urbanisme et autorisations de travaux avec outils et base de données du ministère (dont logiciels Gestauran, Patronum (Open-ADS), Agrégée) ;
– ouvrir, valider les localisations et les pièces du dossier, ventiler auprès des instructeurs, pour les ABF, inscrire les servitudes ; sur le progiciel Patronum ;
– saisir les avis proposés pour les ABF si besoin ;
– rédiger et saisir des courriers-courriels en réponse ;
– classer quotidiennement et archiver les dossiers papiers et informatiques (avant-projet, etc) ;
– préparer les fiches de rendez-vous avec antériorité des dossiers pour les instructeurs.

L’accueil des usagers et le secrétariat :

– assurer l’accueil, le conseil et l’orientation du public ;
– organiser les agendas et les coordonner (agenda partagé Outlook) ;
– préparer les rendez-vous et les déplacements sur le terrain ;
– diffuser les documents de communication du service (fiches profil, conseil, techniques …).

2- Mission en polyvalence avec les pôles administratifs et techniques :

D’une façon générale, participer au bon fonctionnement du service en relation tant avec la SA (collègue administrative) qu’avec l’équipe technique.

Compétences techniques :

– maîtrise des applications métiers (Gestauran, Agregee, Patronum notamment) et des outils bureautiques (word, excel, agenda et messagerie (outlook)
– connaissance des pratiques de rédaction administrative
– connaissances des techniques de communication écrite et orale
– droit administratif, de l’urbanisme et du patrimoine

Savoir-faire :

– accueillir, réceptionner et transmettre les sollicitations ou informations, vérifier, donner suite et rendre compte
– qualités rédactionnelles
– maîtriser les délais
– comprendre et savoir appliquer une réglementation
– savoir communiquer et s’adapter aux différents interlocuteurs, internes ou externes
– enregistrer, classer des documents (format papier / numérique), archiver

Savoir-être :

– goût pour le travail en équipe
– sens des relations humaines
– rigueur et organisation
– aptitude à communiquer en interne comme en externe et sens du relationnel et du travail en équipe,
– être autonome
– réactivité
Géolocalisation du poste : 6 Quai Saint-Vincent 69001 Lyon
Read More



Détails de l’offre d’emploi
Generated by Feedzy