2022-912683 – Chargé(e) de coordination et des relations avec le public – EPPPD H/F

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  • Publié il y a 1 mois

Domaine / Métier : Culture et Patrimoine/Chargée / Chargé de développement des publics
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein du service des publics, le ou la chargée de coordination et des relations avec le public  assure un rôle d’interface entre les différents interlocuteurs associés à la gestion et à l’animation des activités de visites et ateliers (réservation, billetterie, conférenciers, médiateurs, prestataire). Il ou elle facilite l’organisation et l’accueil des manifestations culturelles (du Musée, de l’Aquarium et du monument), et participe au suivi transversal de l’activité du service (gestion budgétaire, bilans et analyses ponctuelles…). Il ou elle est le /la garant(e) du bon déroulement des activités et événements, en particulier sur le terrain.  

Les missions principales sont les suivantes : 
Coordination des activités de visites et ateliers (pour les groupes et les individuels) en lien avec le département en charge de la réservation des groupes et le département de la médiation : 
–          Centralisation, suivi et commande des besoins au prestataire (engagements, suivi des affectations et de la réalisation des prestations)  
–          Suivi et optimisation de la qualité des prestations (respect du discours et des process d’accueil, remontée d’ajustements, gestion des imprévus, points réguliers avec le prestataire)
–          Gestion de la relation avec le prestataire : réunions mensuelles, centralisation et transmission des ressources, élaboration de livrets de procédures et documents de travail

En amont de la mise en place du marché de gestion et d’animation de visites et ateliers, le ou la chargée de coordination participera au suivi du marché public (écriture et relecture des pièces du marché, participation à l’analyse des candidatures) et à la coordination de l’ensemble des intervenants conférenciers et médiateurs scientifiques (envoi de ressources, centralisation des échanges, organisation et animation des réunions).

Coordination de l’accueil des événements / relations avec les publics
–          Réalisation ponctuelle de briefs des équipes d’accueil et de sécurité
–          Organisation en amont (repérage des espaces, préparation de la signalétique et du dispositif d’accueil, brief des équipes, prévisions des flux) et coordination durant l’événement notamment en soirée et week-end (vernissage, Nuit des musées, Envers du décor, Fête de l’océan, Journées du patrimoine…)
–          Contribution aux bilans et aux optimisations des événements du point de vue des publics

Une présence terrain est requise pour assurer la coordination opérationnelle des événements et temps forts de l’Etablissement.  
Gestion administrative :
–          Suivi budgétaire du service : engagements et suivi des dépenses dans l’outil comptable, participation aux budgets prévisionnels et rectificatifs avec la cheffe du service  
–          Suivi ponctuel de contrats et marchés liés à des projets transversaux : recensement, rédaction et suivi des contrats
…*

Compétences techniques :
·         Maîtrise des outils bureautiques (en particulier Excel) et idéalement d’un outil comptable (GFI ou autre)
·         Bonnes connaissances des enjeux liés à l’accueil d’événements et à la médiation orale (visites et ateliers)
·         Bonnes connaissances du fonctionnement des marchés publics et de la gestion budgétaire et comptable publique

Savoir-faire :
·         Planification et organisation de l’accueil de groupes
·         Suivi budgétaire et juridique
·         Réalisation de bilans quanti et qualitatifs (présentation PowerPoint, note de synthèse, benchmark)

Savoir-être (compétences comportementales) :
·         Sens de l’organisation et de la coordination, sens pratique, pragmatisme
·         Très grande rigueur, autonomie et réactivité
·         Sens des relations humaines et forte capacité d’adaptation
·         Sens du service rendu au public
 

Profil du candidat recherché (le cas échéant) :
Bac + 3 en management des institutions culturelles, gestion du patrimoine et du tourisme, avec connaissance du secteur public.

1ère expérience en médiation orale, accueil, coordination ou production d’événements (agence ou site culturel), suivi administratif ou gestion de projet culturel. La connaissance d’un outil comptable est un plus.

Goût pour le travail en équipe, la polyvalence des missions, le rôle de coordinateur / référent et les métiers en lien avec les publics (événementiel, accueil, médiation orale).

Capacité d’autonomie, qualités relationnelles et intérêt pour les contenus liés au monument, au musée de l’Histoire de l’immigration et à l’Aquarium tropical.
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Détails de l’offre d’emploi
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