2022-921454 – ASSISTANT DE DIRECTION F/H

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  • N’importe où
  • Publié il y a 4 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Rattaché.e au directeur juridique et financier, vous jouez un rôle pivot dans l’organisation, la coordination et le suivi des dossiers au sein de la direction et des trois services qui la composent, en particulier pour la préparation des dossiers des pré-conseils d’administration et des conseils d’administration.

Vous assistez la direction dans l’ensemble de ses fonctions sur les aspects administratifs et logistiques, de gestion et de diffusion de l’information. Vous êtes l’un des interfaces entre le directeur et ses différents interlocuteurs internes et externes.
 
Dans le cadre de votre mission, vous êtes notamment en charge de l’accueil et de la communication. A ce titre, vous devez tenir l’agenda (réunions, rendez-vous …), assurer le suivi et le traitement des contacts, accueillir, informer, orienter les visiteurs, filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages, orienter les correspondants ainsi que recevoir, trier, enregistrer  et diffuser le courrier (arrivée et départ).

Au niveau de la gestion de l’information et du secrétariat, vous organisez la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes et rédigez des documents administratifs, des comptes rendus de réunion et des relevés de décision. Vous devez concevoir et mettre en forme des supports de réunions (présentations PowerPoint, …), constituer, alimenter et gérer un fonds documentaire administratif  et/ou une base de données ainsi que préparer et rédiger des ordres de mission et des frais de déplacement ou de réception. Vous mettez à jour et exploitez le fichier des contacts, vérifiez la conformité des procédures administratives et préparez les documents à la signature de la direction générale.

En terme d’organisation logistique, vous êtes chargé.e de planifier et assurer l’organisation logistique des réunions, en particulier pour la préparation des dossiers des pré-conseils d’administration et des conseils d’administration, rencontres ou séminaires. Vous assurez ou coordonnez les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation et organisez les déplacements (transport, hébergement, rendez-vous, ordres et frais de mission…).

Vous gérez l’archivage et pouvez être amené.e à participer au suivi de la gestion du personnel (demandes de formation, suivi des vacations, suivi des demandes de stages…).

Vous apportez enfin votre appui dans le suivi comptable des dépenses relevant de la DJF (prestataires mobilisés pour la préparation des conseils d’administration, conseils juridiques et financiers ; suivi des bons de commandes et services faits).

Nous recherchons :  un agent titulaire de la fonction publique d’un corps de catégorie B ou un agent contractuel (poste en CDI).

Titulaire d’un bac, d’un BTS ou de tout autre diplôme de niveau équivalent avec une spécialisation en assistanat, vous bénéficiez idéalement d’une première expérience sur des fonctions similaires.

Vous faites preuve de rigueur et d’organisation. Vous communiquez avec aisance en vous adaptant à différentes catégories d’interlocuteurs. Vous devez garantir la confidentialité des informations et des dossiers traitées.

Vous maîtrisez les outils bureautiques standards (Pack Office ).
Géolocalisation du poste : Place Georges-Pompidou 75004 Paris
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat
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Détails de l’offre d’emploi
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