2022-924113 – Adjoint au responsable de la section de la chancellerie et des distinctions honorifiques (H/F)

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  • Publié il y a 4 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Personnel du bureau du cabinet
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein du Bureau de cabinet, la section de la Chancellerie et des distinctions honorifiques a pour mission de préparer, pour le/la ministre, sept promotions annuelles relatives à l’ordre national de la Légion d’honneur, l’ordre national du Mérite et l’ordre ministériel des Arts et des Lettres, soit :
 
– l’instruction d’environ 2000 dossiers par an, en collaboration étroite avec l’ensemble des conseillers de la ministre, les directions générales du ministère et le ministère des Affaires étrangères ;
– la préparation et la publication des décrets ou arrêtés s’y rapportant ;
– la coordination du Conseil de l’ordre des Arts et des Lettres (3 séances annuelles) ;
– la préparation de nominations exceptionnelles ;
– la programmation et la coordination des cérémonies de remises d’insignes effectuées par la ministre (contact avec les récipiendaires, observation du protocole, recueil des éléments de discours).
 
Missions et activités principales de l’adjoint de la responsable de la section
L’adjoint a pour mission de seconder le responsable de la section dans l’intégralité de ses attributions. D’une manière générale, il peut être amené à :
– remplacer le chef de section en cas d’absence
– Le suppléer lors des cérémonies de remises de distinctions honorifiques (contact avec le récipiendaire, élaboration des déroulés, respect du protocole …)
– Contribuer à l’encadrement de l’équipe, constituée de 4 agents (gestion des plannings de présence, de congés , contrôle, corrections, validation avant transmission au chef de section des documents destinés à la signature ministre ou cabinet)

Il est également chargé de missions opérationnelles telles que:

– la coordination de l’ensemble des courriers (courriers relatifs aux propositions des élus et des particuliers, lettres de félicitations, traitement des avis demandés par les autres ministères pour les ordres nationaux). Dans ce domaine, il sera force de proposition pour l’optimisation des méthodes et délais de réponse, la mise à jour et la validation des lettres type ;

– la préparation des Conseils de l’ordre des Arts et des Lettres : il accompagne, au sein de l’équipe, la préparation des séances plénières du Conseil de l’ordre, en concertation avec le responsable de section, la cheffe du bureau de cabinet et le chef du cabinet ;
-  la préparation et le suivi des promotions : il est garant de la bonne préparation et de la finalisation des tableaux de bord ; il contribue à finaliser les projets d’arrêté de nomination et de promotion à la signature de la ministre et veille au respect des procédures réglementaires, notamment pour les nominations exceptionnelles des personnalités étrangères, en collaboration étroite avec le ministère des Affaires étrangères ;
-  le suivi de la mise en place de la nouvelle base de données, HARLEM, en lien avec le chef de section et le SNUM du ministère
– l’élaboration de statistiques se rapportant à l’activité de la section, notamment pour les promotion

Géolocalisation du poste : 3 Rue de Valois, 75001 Paris, France
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Détails de l’offre d’emploi
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