2022-926332 – Assistant(e) de direction – FEMIS – Paris, 75 H/F

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  • Publié il y a 4 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
Administratif / gestion
▪ Accueillir les visiteurs et invités ;
▪ Gérer des appels téléphoniques (filtrage,…) et l’agenda de la Directrice générale et de la Directrice générale adjointe, organiser les rendez-vous, réunions et leurs déplacements en France et à l’étranger
▪ Gérer l’ensemble de leurs contacts externes et internes
▪ Coordonner, superviser et enregistrer le courrier et contrôler l’ensemble des documents soumis à la signature de la Directrice générale et la Directrice générale adjointe
▪ Rédiger et diffuser des courriers, notes à la signature des Directeurs
▪ Organiser le Conseil d’Administration dont l’envoi des convocations et la constitution du dossier dématérialisé ; relire et diffuser les comptes-rendus
▪ Tenir à jour les outils de gestion (chronos, enregistrement du courrier, répertoires, plannings, réservations des salles de réunions, congés et absences des salariés de la direction générale…), Classer et archiver les dossiers et courriers
Coordination
▪ Interface de la Direction générale avec l’ensemble des directeurs ainsi que les contacts avec le Président du conseil d’administration
▪ Coordination et responsabilité de la Newsletter interne mensuelle et du rapport annuel d’activités en lien avec les directions ; coordination des outils de pilotage nécessaires au fonctionnement interne de l’institution (planning général de l’École, ordre du jour des comités de direction…)
▪ Coordination du fonctionnement des services de la direction Générale : moyens logistiques, supervision des budgets en liaison avec la direction administrative et financière, interlocuteur OASIS
▪ Veille, recherches documentaires et rédaction de synthèses sur l’actualité de l’École
▪ Organisation et contrôle de la circulation de l’information en interne et sa diffusion en externe
Communication/Événementiel
▪ Contribuer à l’organisation des événements pour le personnel ou pour des partenaires extérieurs (accueil de personnalités, séminaires, manifestations particulières …)
▪ Contribuer au suivi des partenaires/mécènes de l’Ecole et notamment les partenaires sur les formations Séries (élaboration des outils de communication, conception et mise en place des événements, suivi des conventions, élaboration de la newsletter…)
▪ Travailler en collaboration avec la chargée de communication : élaboration d’un cadre, budget et planning des outils de communication externe ; Contribution à la tenue de ces outils de communication
▪ Être centre de ressources des contenus et de la méthodologie pour la newsletter externe et pour des newsletters sectorielles
Il sera l’interlocuteur des différents services pour la diffusion des informations destinées aux salariés sous l’autorité directe de la Directrice générale et Directrice générale adjointe
Il sera chargé de toutes tâches qui relèvent de son domaine de compétence et de sa qualification.
Il pourra être amené(e) à assurer une permanence lors des absences de la chargée de communication.

Situation contractuelle :
– CDI, Poste à temps complet
Grille :
Agent de maîtrise

PROFIL :
– Bac + 3
– Expérience confirmée dans des fonctions similaires
– Qualités relationnelles, sens de l’accueil et de l’écoute indispensables
– Qualités rédactionnelles requises
– Sens de la diplomatie et des contacts de haut niveau
– Discrétion, sens de la confidentialité et sens des responsabilités
– Maîtrise des usages et règles administratives
– Bonne capacité d’organisation et de rigueur de travail, autonomie
– Maîtrise de l’anglais indispensable (lu, écrit, parlé)
– Parfaite maîtrise du Pack Office
– Maîtrise des outils numériques et des réseaux sociaux
– Une bonne connaissance du monde de cinéma et de la culture serait souhaitée.
Géolocalisation du poste : 6, rue Francoeur 75018 Paris
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Détails de l’offre d’emploi
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