2022-935151 – Gestionnaire du courrier au bureau du cabinet H/F

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  • N’importe où
  • Publié il y a 3 mois

Domaine / Métier : Intervention technique et logistique/Gestionnaire logistique
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :

La section de la correspondance du bureau du cabinet enregistre, oriente et traite le courrier adressé à la ministre et à son cabinet. Elle prépare les réponses aux courriers des élus, des professionnels et des particuliers ainsi qu’aux questions écrites des parlementaires.
La section de la correspondance reflète donc les préoccupations des acteurs et partenaires du ministère de la Culture. Le titulaire du poste a connaissance des thèmes d’actualité relatifs à l’action du ministère et notamment de ses réformes, ainsi que de l’organisation administrative de l’Etat. Un objectif particulièrement fort de qualité des réponses et du délai de traitement est poursuivi.
A cet effet, la section de la correspondance est structurée en 3 pôles : réception, orientation, gestion du courrier et de l’application GOIA (pôle 1), réponses avec éléments de fond (pôle 2 et 3) en lien avec le cabinet et les directions du ministère, le pôle 3 étant particulièrement chargé des courriers à caractère urgent ou sensible et des questions écrites des parlementaires.
Le/la gestionnaire du courrier du cabinet affecté/e au pôle 1 est notamment chargé, avec trois autres agents, d’examiner et d’enregistrer les courriers reçus par la ministre ou ses collaborateurs dans le logiciel GOIA et les tableaux de suivi, d’orienter ces courriers vers les rédacteurs/trices de la section de la correspondance, les membres du cabinet, les services de l’administration centrale ou les services déconcentrés et de rédiger, de manière occasionnelle, certains documents (accusés de réception, bordereaux de transmission aux services concernés). Il ou elle procède à la mise au départ des courriers signés. Il ou elle est également chargé/e au sein d’un binôme du suivi des boîtes mails d’arrivée et de la gestion plus large des courriers (répartition entre les gestionnaires et les rédacteurs des courriers à traiter et à valider, suivi du circuit, ventilation).
Il ou elle exerce notamment les missions suivantes :
 -Enregistrement et suivi du courrier dans le logiciel dédié (Goia) ;
 -Numérisation des courriers à l’arrivée et au départ ;
 -Attribution et transmission aux membres du cabinet compétents ;
 -Rédaction de documents de transmission ;
– Validation des courriers signés dans le logiciel GOIA ;
– Saisie dans les tableaux de suivi ;
– Réception et orientation des courriels.

Compétences principales mises en œuvre : (cotées sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise – expert)

Compétences techniques
Organisation administrative de l’État (maîtrise)
Procédures et circuits administratifs (maîtrise)
Outils bureautiques standard (maîtrise)

Savoir-faire
Rédiger des notes et lettres administratives (maîtrise)
Utiliser le logiciel de gestion du courrier GOIA (formation prévue)
Connaissance du ministère de la Culture (maîtrise)

Savoir-être (compétences comportementales)
Aptitude au travail en équipe (maîtrise)
Sens de l’analyse (maîtrise)
Esprit de synthèse (maîtrise)
Aisance rédactionnelle (maîtrise)
Réactivité (maîtrise)
Rigueur (maîtrise)
Sens de l’organisation (maîtrise)
Autonomie (pratique)
Géolocalisation du poste : 3 Rue de Valois, 75001 Paris, France
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Détails de l’offre d’emploi
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