2022-935235 – SEADM Assistant.e de direction H/F

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  • Publié il y a 2 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein d’une équipe de 10 personnes et sous l’autorité directe du directeur ou de la directrice délégué.e aux relations internationales, le.la titulaire du poste est chargé.e d’assurer le secrétariat du directeur ou de la directrice, ainsi que de la gestion administrative et budgétaire de la délégation.
1) Secrétariat de direction
– gestion des appels téléphoniques, du courrier et de l’agenda
– gestion des contacts
– préparation des réunions
– organisation des déplacements (voyages, dossier, remboursements)
2) Gestion administrative et budgétaire
– gestion budgétaire (préparation du budget, engagements des dépenses, suivi des recettes, suivi des marchés)
– gestion des contrats (auteurs, traducteurs, conventions)
– correspondant GIDE : suivi des arrivées et départs
– correspondant GTA : gestion du temps de travail, congés, absences
– correspondant accident du travail
– gestion des locaux, des matériels et des fournitures
– assistance à l’organisation des accueils, des visites et des réunions
– correspondant informatique et bureautique
3) Documentation et veille
– gestion de la documentation professionnelle
– organisation du classement papier et électronique, correspondant Lotus
– suivi mensuel de l’activité internationale de l’établissement
· Liaisons hiérarchiques :
N+1 directeur ou directrice délégué(e) aux relations internationales N+2
Directeur général
· Liaisons fonctionnelles :
En interne : direction de l’administration et du personnel, direction des
collections, direction des services et des réseaux, direction de la diffusion
culturelle et du musée, direction des publics, délégation à la communication,
délégation au mécénat, délégation à la stratégie et à la recherche

· Savoirs
– Expérience confirmée de secrétariat de direction
– Expérience confirmée de gestion du budget d’un service
– Expérience confirmée de gestion des ressources humaines d’un service
– Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la BnF
– Anglais niveau B2 minimum
· Savoir-faire (3 ou 4 essentiels)
– Utiliser les outils bureautiques standards (Word, Excel, Power point, Lotus Notes, bases de données) et les applications spécialisées (GTA, GIDE…)
– Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités
– Respecter la confidentialité des informations traitées
– Evaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités et les urgences
– Savoir rédiger et faire preuve de capacités de synthèse
· Savoir être (3 ou 4 essentiels)
– Sens confirmé de l’organisation et réactivité
– Sens de la diplomatie et discrétion
– Qualités relationnelles
Géolocalisation du poste : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France
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Détails de l’offre d’emploi