2022-948901 – Assistant.e de direction- Gestionnaire des archives – ENSA de Paris-la-Villette H/F

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Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’assistant.e de direction – gestionnaire des archives est placé.e sous l’autorité de la direction assure un ensemble de travaux de nature administrative visant à la réalisation, la diffusion et à l’archivage de documents ainsi qu’à l’accueil et à l’information des personnes. Il/elle est par ailleurs en charge de l’organisation de l’archivage des services.

Les missions sont les suivantes :
1/ Assistanat de direction
– Rédiger des courriers, documents administratifs, compte rendus et relevés de décision des réunions ;
– Participer au suivi de l’activité du pôle instance et rédiger si besoin les comptes rendus des instances ;
– Assurer la gestion des appels à concours et projets à l’adresse des équipes pédagogiques : réception des appels, diffusion des appels, organisation des réponses, suivi des travaux et information quant aux résultats…
– Participer à l’organisation et la préparation des événements organisés par la direction de l’école ;
– Etablir et proposer des outils de suivi et d’organisation ;
– Renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours, orienter vers l’interlocuteur compétent ;
– Suivre les commandes de matériel pédagogique pour les enseignants et des fournitures administratives – enregistrement sur le logiciel WinM9 et suivi des besoins ;
– Gérer l’agenda de la direction : veiller au respect du calendrier des principales échéances de l’activité de la direction et organiser les réunions ;
– Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier ;
– Organiser la circulation et la diffusion des informations internes et externes.

2/   Gestion des archives
– Mettre en œuvre les processus de collecte et d’évaluation des documents d’archives en intégrant la dimension mixte (papier et numérique)
– Mettre en œuvre le traitement : conservation, élimination ou le versement des documents (papier et numérique) aux archives,
– Etablir et mettre à jour les tableaux de gestion des archives.

Compétences techniques :
– Connaissance du fonctionnement d’une université et de l’organisation de l’enseignement supérieur (pratique)
– Techniques de rédaction administrative (expert)
– Techniques d’accueil physique et téléphonique (expert)
– Mettre en œuvre les processus de collecte et d’évaluation des documents d’archives (maîtrise)
– Capacités avérées en expression écrite et orale (maîtrise) ;
– Capacité à anticiper et à reconnaître les priorités (expert) ;
Communiquer en s’adaptant aux différents interlocuteurs internes et externes (maîtrise)
– Maîtriser l’orthographe et la syntaxe (expert)
– Outils bureautiques standard (maîtrise)

Savoir-faire :
– Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique (note, lettres compte rendus…) (expert)
– Filtrer et orienter les informations (expert)
– Etablir un plan de classement (maîtrise)
– Suivre les projets et activités d’une direction (maîtrise)
– Accueil téléphonique et physique au secrétariat (maîtrise)

Savoir-être (compétences comportementales) :

– Aptitude au travail en équipe (expert)
– Sens de l’analyse (maîtrise)
– Esprit de synthèse (maîtrise)
– Réactivité (maîtrise)
– Rigueur (maîtrise)
– Capacité d’adaptation et à rendre compte (maîtrise)
– Discrétion, confidentialité (expert)
– Sens de l’organisation (maîtrise)
– Autonomie (maitrise)
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Détails de l’offre d’emploi