2022-950081 – SEADM – Assistant administratif H/F

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  • Publié il y a 5 mois

Domaine / Métier : Gestion budgétaire et financière/Chargée / Chargé de prestations financières
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Sous l’autorité de la chef de bureau et de son adjointe, l’assistant.e administratif intervient en support auprès de la hiérarchie du bureau pour la gestion quotidienne des affaires courantes et la relation fournisseur.
A ce titre, elle/il a pour missions principales :
1 – Secrétariat et soutien aux relations financières internes au BQC
Assurer les fonctions de secrétariat : gestion des agendas partagés de la chef de bureau et de son adjointe, gestion du courrier entrant et sortant, accueil téléphonique, organisation matérielle des réunions, reprographie, mise en forme de documents, mise sous pli, gestion documentaire, archivage
Mettre en forme et valoriser des supports écrits
Mise à jour de l’espace réservé du bureau sur l’intranet du Ministère (Sémaphore)
Assurer la gestion RH de proximité (30 à 36 agents) et le suivi des absences des agents du BQC en lien avec la hiérarchie du bureau
Assurer la gestion des fournitures (saisir les commandes en ligne sur le portail de l’UGAP et en assurer le suivi et l’inventaire)
Assurer l’enregistrement et le suivi du courrier pour l’ensemble des agents du BQC et le diffuser au bon interlocuteur
Assurer un soutien sur la saisie des actes financiers dans chorus lors des pics de gestion (enregistrement et/ou enrichissement des demandes de paiement ; relais sur la pré-saisie des engagements)
Assurer la liaison avec le service logistique pour l’installation des agents (création des fiches départs/arrivées des agents du bureau)

2 – Soutien aux relations financières avec les tiers externes à    l’administration
Assurer la gestion de la relation fournisseurs, notamment sur l’état d’avancement du paiement de leurs factures (en lien avec les pôles de gestion) ;
Gérer l’espace du bureau sur le portail Chorus Pro pour l’ensemble du périmètre (réponses aux sollicitations, gestion des factures)
Accompagner les fournisseurs dans la gestion de leurs factures sur le portail Chorus-PRO et leur assurer une assistance en cas de difficultés sur ce portail (assistance téléphonique, réponses aux questions reçues par mail etc.)
Prise en charge de la saisie pour certains dossiers de gestion transverses, traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées

Compétences techniques
–          Pratique des circuits administratifs ;
–          Maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint, Outlook) ;
–          Accueil téléphonique
Savoir-faire
–          Prioriser
–          Organiser une réunion
–          Mettre en forme un document
–          Diffuser une information, une publication
–          Rédiger un courrier
–          Archiver
Savoir-être (compétences comportementales)
–          Autonomie et réactivité, dynamisme
–          Aptitude à travailler en équipe;
–          Savoir rendre compte
–          Discrétion et confidentialité ;
–          Rigueur et sens de l’organisation ;
–          Capacité d’adaptation ;
–          Bonne capacité de dialogue, sens de la diplomatie ;
Géolocalisation du poste : 182 Rue Saint Honoré, 75001 Paris, France
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Détails de l’offre d’emploi
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