2022-951641 – Adjoint(e) au responsable de la section de la correspondance H/F

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  • N’importe où
  • Publié il y a 5 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Personnel du bureau du cabinet
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
La section de la correspondance du bureau du cabinet enregistre, oriente et traite le courrier adressé à la ministre et à son cabinet. Elle prépare les réponses aux courriers des élus, des professionnels et des particuliers ainsi qu’aux questions écrites des parlementaires. La section de la correspondance reflète donc les préoccupations des acteurs et partenaires du ministère de la Culture. Le titulaire du poste a connaissance des thèmes d’actualité relatifs à l’action du ministère et notamment de ses réformes, ainsi que de l’organisation administrative de l’Etat. Un objectif particulièrement fort de qualité des réponses et du délai de traitement est poursuivi. A cet effet, la section de la correspondance est structurée en 3 pôles : réception, orientation, gestion du courrier et de l’application GOIA (pôle 1), réponses avec éléments de fond (pôle 2 et 3) en lien avec le cabinet et les directions du ministère, le pôle 3 étant particulièrement chargé des courriers à caractère urgent ou sensible et des questions écrites des parlementaires.
Au sein de la section de la correspondance, l’agent(e) est chargé(e) de seconder le responsable de la section de la correspondance notamment en matière :
    • d’encadrement des 13 agents de la section : diffusion des consignes, suivi de leur mise en œuvre ;
    • de pilotage et de mise en œuvre des chantiers transversaux : veille à la bonne utilisation du logiciel de gestion du courrier GOIA et participe à la mise en place de projets et procédures concourant à la qualité du travail.
Dans ce cadre, en lien avec le responsable de la section, l’adjoint(e) est plus précisément en charge de :
– superviser la gestion du courrier avec le pôle dédié et le processus d’enregistrement des courriers et des opérations liées au circuit (orientation, contrôle, ventilation et répartition du courrier) et au logiciel GOIA ;
– assurer le suivi, auprès des rédacteurs, des relances mensuelles des directions centrales et établissements du ministère concernant les projets de réponse en attente ;
participer à l’édition des statistiques hebdomadaires / mensuelles à partir des tableaux de suivi (Excel) ;
– en tant que de besoin, rédiger les projets de réponses aux courriers particulièrement complexes et signalés ;
– en tant que de besoin, assurer la correction des projets de courriers et s’assurer de la mise en forme des parapheurs.
Enfin, en cas d’absence du responsable de section, il-elle doit assurer son intérim, notamment les fonctions de supervision et d’encadrement.

Géolocalisation du poste : 3 Rue de Valois, 75001 Paris, France
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Détails de l’offre d’emploi
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