2022-955285 – Assistant.e de direction -SCN des Archives nationales du monde du travail -59 H/F

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  • Publié il y a 3 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’assistant.e de direction est placée sous l’autorité hiérarchique de la directrice.

Ses missions sont d’apporter une aide permanente aux membres de la direction en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

1. Organisation de la vie professionnelle des membres de la direction
·         Gestion des agendas : réunions, rendez-vous.
·         Organiser matériellement les réunions : préparation et rangement des salles, impression et mise à disposition de documents si nécessaire…
·         Transmettre les messages.

2. Accueil
·         Accueil téléphonique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent, assurer le relai avec le prestataire chargé de l’accueil physique en cas d’absence (informations, bascule du standard).
·         Documentation mise à disposition (publications, cartes postales, flyers… des ANMT) : gérer le stock et assurer le réassort des présentoirs (salle de lecture, hall d’accueil, espace détente).
·         Assurer l’affichage des événements des partenaires des ANMT en salle de lecture et leur mise à jour.

3. Secrétariat de direction
·         Gestion de la correspondance (courrier arrivée et départ, formats papier et électronique), affranchissement et relations avec les services postaux.
·         Gestion de la boîte électronique fonctionnelle du service.
·         Gestion des envois en nombre : publipostage.
·         Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
·         Mise à jour de fichiers de données.
·         Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
·         Gestion des archives (papier) du service.

4. Appui logistique, en relation avec le secrétariat général
·         Gestion de la relation avec les prestataires : demandes de devis pour prestations courantes et suivi.
·         Gestion des stocks (fournitures bureautiques, EPI, covid-19…) : commande et réception ; suivi des dotations (globales et par agent) : renseignement de tableaux de bord.
·         Gestion du parc automobile : planning de réservation ; remise / reprise des clés et papiers des véhicules ; suivi des contrats d’entretien avec le prestataire (rendez-vous, conduite des véhicules au garage si nécessaire…).
·         Gestion du planning d’occupation des salles.

5. Activités spécifiques
·         Gestion administrative des prêts d’expositions itinérantes : relations avec les demandeurs, conventions, tableau de suivi…
·         Assistance administrative et/ou logistique aux différents départements dans la réalisation de leurs missions (si nécessaire).
·         Confection de matériels pour les manifestations : badges, chevalets…
·         Participation à l’accueil des publics, notamment en tant que serre-file pour les visites guidées (ponctuelle).

Compétences techniques :
Compétences professionnelles :
·         Outils bureautiques
·         Publipostage
·         Messagerie électronique
·         Communication écrite et orale
·         Techniques d’accueil du public
·         Classement et archivage
Compétences particulières :
·         Permis B obligatoire
·         Conduite des véhicules de service

Savoir-faire :
·         Rédiger et mettre en forme des documents
·         Communiquer
·         Rechercher des informations
·         Rendre compte
·         Maîtriser les délais
·         Répondre aux sollicitations

Savoir-être (compétences comportementales) :
·         Esprit de synthèse
·         Être rigoureux
·         Être autonome
·         Sens des relations humaines
·         Avoir l’esprit d’équipe
·         Faire preuve de discrétion
·         Capacité d’adaptation
·         Sens de l’organisation
·         Réactivité

Profil du candidat recherché (le cas échéant) :
Secrétaire administratif. Possibilité de détachement depuis la fonction publique territoriale.

Perspectives d’évolution :
Les fonctions de l’assistant.e de direction sont susceptibles d’évoluer pour mieux accompagner les changements tant scientifiques qu’administratifs qui pourraient intervenir dans le cadre de l’application du PSCE 2020-2025.

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Détails de l’offre d’emploi
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