2022-956719 – SA : Assistanat pôle création : secteur théâtre et arts associés – DRAC PACA (13) H/F

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  • Publié il y a 3 mois

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions :

Au sein de la cellule administrative et budgétaire de la direction « création, publics et territoires », l’agent assure de façon autonome l’assistanat du.de la conseiller.ère théâtre et arts associés (arts de la rue, cirque, marionnette et conte) ainsi que la suivi administratif du service.

Activités principales : 

– Accueil physique et téléphonique des usager.ère.s et interlocuteur.trice.s externes : orientations des usagers.ères, conseil sur les procédures, etc.

– Gestion de l’agenda du.de la conseiller.ère : prise de rendez-vous et organisation des déplacements

– Gestion du courrier (papier et électronique) du secteur

– Gestion et suivi administratif des dispositifs des aides déconcentrées du spectacle vivant dans le secteur du théâtre et arts associés (aides à la création, conventionnement, aides nationales arts de la rue, cirque, compagnonnage, résidence) : enregistrement des dossiers, vérification de leur recevabilité, suivi et rédaction de courriers, prise de notes, notifications, préparation et mise en page de documents juridiques (conventions, procès-verbaux, etc.)

– Préparation et organisation du comité d’experts des commissions théâtre et animation du blog afférent.

– Taches d’actualisation de bases de données et reporting

– Gestion, suivi et traitement administratif des demandes de subventions de fonctionnement du secteur théâtre et arts associés en lien avec les différents services (financier, public et territoire, création) : accusés de réception, préparation des décisions et suivi des notifications, préparation des conventions et suivi de la circulation des signatures auprès des partenaires publics, suivi de la mise en œuvre du budget.

– Classement et archivages des dossiers papiers et numériques

– Appui ponctuel selon les nécessités de service aux missions transversales du service (suivi des engagements, actualisation des tableaux, enregistrement des courriers…)

L’agent assurera également :
– la circulation de l’information auprès des porteurs de projet (calendrier, pièces nécessaires à l’instruction des dossiers, etc.).
– en lien avec le service communication, l’actualisation des informations disponibles sur le site de la DRAC.

Enfin, il.elle sera amené.e à travailler en transversalité avec différents services, au sein du pôle création, mais aussi au sein des pôles public et territoire et en collaboration étroite avec le service financier.

  CONNAISSANCES :
Connaissance de la réglementation relative aux aides déconcentrées du spectacle vivant, aux lieux labellisés et autres structures culturelles relevant du secteur
Techniques de rédaction administrative
Très bonne connaissance et pratique des outils bureautiques et numériques
Très bonne connaissance de gestion du secteur

  SAVOIR-FAIRE :
Compétences exemplaires en planification et en gestion du temps : savoir s’organiser et travailler en autonomie, anticiper et mettre en place des procédures
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne
Traitement des dossiers, saisie de documents et présentation
Prendre des notes, mettre en forme et rédiger tous types de courriers et documents administratifs
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Utiliser l’outil informatique (enregistrement ou saisie de données informatiques) et les espaces collaboratifs
Développer et mettre en place un système de documentation et de classement efficace et transversal
Gérer et actualiser des bases d’informations
Très bon niveau de communication verbale, écrite

  COMPETENCES COMPORTEMENTALES :
Qualités relationnelles avec les partenaires extérieurs et le public
Très grand sens de l’organisation
Esprit de synthèse
Etre rigoureux et force de proposition
Discrétion et confidentialité
Réactivité
Esprit d’initiative

 COMPETENCES TRANSVERSALES :
Capacité à travailler en équipe, en réseau et en transversalité
Géolocalisation du poste : 23 boulevard du Roi René 13100 Aix-en-Provence
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Détails de l’offre d’emploi
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