2022-964878 – Assistant(e) de direction – Ecole Nationale Supérieure d’Architecture Paris-Malaquais H/F

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  • Publié il y a 4 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’école nationale supérieure d’architecture Paris-Malaquais (ENSAPM) est un établissement public administratif d’enseignement supérieur. L’école regroupe 85 enseignants et 39 agents administratifs et s’organise autour de onze services administratifs : la direction, le service des études, le service des relations internationales, le service de la recherche et des partenariats, la bibliothèque, le service des ressources humaines, le service des affaires financières et des achats, le service de la communication, le service informatique, le service de la sécurité, de la logistique et des bâtiments, l’agence comptable.
Rattaché(e) directement à la direction, l’assistant(e) de direction a un rôle essentiel d’appui au directeur et à son adjointe et constitue une interface privilégiée avec les autres services. L’assistant(e) de direction a une vision transversale du fonctionnement de l’établissement auquel il (elle) concourt directement par son action quotidienne.

Pour l’exercice de ses fonctions d’assistanat, l’assistant(e) de direction a des contacts fréquents avec l’ensemble des services, avec les enseignants et les partenaires de l’établissement.

Sous l’autorité du directeur et de la directrice adjointe, l’assistant(e) de direction assure les missions suivantes :

Secrétariat du directeur et de la directrice adjointe :

– gérer les agendas de manière proactive :
o assurer la prise de rendez-vous ;
o planifier et organiser les réunions et les instances auxquels participent le directeur et/ou la directrice adjointe ;
o préparer matériellement les réunions (logistique des salles) ;
o veiller à ce que les dossiers soient transmis en amont des réunions ;

– assurer la gestion et le suivi du courrier interne et externe et des parapheurs en fiabilisant le processus de circulation ;
– réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
– mettre à jour et gérer la base de données contacts en relation avec le service communication ;
– effectuer la copie, la mise en forme et la saisie de divers documents et en assurer la transmission ;
– organiser les déplacements, établir les ordres de missions et les états de frais ;
– organiser la diffusion, le classement et l’archivage des productions de la direction ;
– tenir le chrono des conventions ;
– suivre et transmettre les actualités en lien avec l’architecture, l’enseignement supérieur et le ministère de la culture (veille de l’agenda ministre …).

Secrétariat des conseils d’administration :
– préparer et transmettre l’ordre du jour et les convocations ;
– préparer les dossiers ;
– assurer le suivi de l’élaboration des documents préparatoires aux délibérations ;
– gérer les aspects logistiques (notamment la préparation de la salle et la feuille d’émargement) ;
– organiser les réunions préparatoires ;
– relire et corriger le procès-verbal ;
– mettre en ligne les documents publiables liés au CA (Taïga, Intranet).
… *

… * Gestion des fournitures (dans le cadre de la politique d’achats de l’établissement) :
– recenser les besoins ;
– gérer les commandes ;
– distribuer les fournitures aux différents services ;
– suivre les stocks et assurer l’inventaire.

Gestion de l’occupation des salles de réunions

Participation à l’organisation de certains événements et manifestations et de l’école

Contribuer en lien avec le directeur ou la directrice adjointe à l’élaboration des dossiers stratégiques de l’école, assurer le secrétariat de certains chantiers transversaux en cours
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Compétences techniques :
Orthographe, prise de notes et techniques rédactionnelles : expert
Outils bureautiques standards : maîtrise
Maîtrise de l’anglais souhaitée
Connaissance de l’environnement administratif et organisationnel du ministère de la culture, de l’enseignement supérieur et des écoles d’architecture

Savoir-faire :
Gestion des agendas : expert
Capacité d’anticipation : expert
Capacité à filtrer et à orienter les informations : expert
Savoir interagir avec des interlocuteurs de haut niveau : maîtrise
Sens de l’initiative : maîtrise

Savoir-être (compétences comportementales) :
Bonne réactivité et capacités d’adaptation
Grande discrétion
Autonomie
Rigueur
Capacité d’organisation et de gestion des urgences
Grandes capacités relationnelles

Profil du candidat recherché (le cas échéant) :
Expérience requise sur des fonctions similaires

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Détails de l’offre d’emploi
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