2022-974604 – CDD 3 mois – Secrétaire / Assistante – PARIS H/F

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  • Publié il y a 2 mois

Domaine / Métier : Affaires juridiques/Assistante / Assistant juridique
Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
Les missions d’Assistant administratif au sein de la SDAJ sont au cœur de l’activité quotidienne de la sous-direction et contribuent au bon fonctionnement du service.
L’exercice de ces missions implique une grande disponibilité et de beaucoup de réactivité pour répondre à de multiples sollicitations internes et externes. Il doit être capable d’analyser rapidement les demandes et d’évaluer leur degré d’urgence opérant ainsi un premier filtrage.
Il assure, sous l’autorité du sous-directeur, des fonctions de secrétariat / de coordination et de référent RH de proximité.
· Il gère au titre de ses missions de secrétariat / de coordination :
– la réception, l’enregistrement et la distribution des courriers ;
– le suivi des dossiers et de la circulation des parapheurs, en relation avec les interlocuteurs concernés, dans le but de favoriser la communication et la circulation de l’information ;
– la constitution de dossiers afférents notamment à des réunions ;
– la saisie des données dans les logiciels appropriés ;
– la liaison entre la direction et les équipes opérationnelles des différents bureaux et les chargés de mission ;
– la gestion de l’agenda et la tenue du standard téléphonique du sous-directeur;
– l’organisation et la préparation de réunions ;
– le suivi des RIM intéressant les agents de la sous-direction en lien avec le secrétariat de SG ;
– la mise en forme, le classement et la préparation des opérations d’archivage de documents ;
– la préparation des voyages et déplacements en mission des membres de la SDAJ ;
– la mise à jour des fichiers contacts de la SDAJ ;
– l’accueil des visiteurs.
En lien avec les différents chefs de bureau de la sous-direction et, sous le contrôle du sous-directeur, il assure un suivi rigoureux des activités de la SDAJ et concourt à rendre compte de son activité en réalisant :
– des supports de présentation ;
– des recherches documentaires en lien avec la documentaliste de la sous-direction ;
– des réponses à des questions courantes d’usagers ;
– des tableaux de suivi ;
– des bilans d’activités, des statistiques et indicateurs ;
– des fiches de synthèse.
A la demande du sous-directeur et en lien avec les chefs de bureaux, il participe à la réflexion sur les pistes d’amélioration des « process » et des modes d’organisation des bureaux et de la sous-direction.
· Il est le référent RH de proximité et, à ce titre, se voit confier :
– la gestion et la commande du matériel de travail ;
– la préparation de l’arrivée des nouveaux agents et des stagiaires en lien avec le service informatique et les services généraux ;
– le suivi des congés, ARTT et ASA, la gestion des CET des agents de la sous-direction au moyen de l’application ministérielle ;
– la réalisation des tableaux de suivi relatifs aux situations de télétravail au sein de la sous-direction.

Compétences techniques
– Utiliser les outils bureautiques standards (traitement de texte et tableurs) – niveau maîtrise
– Connaître et utiliser les règles d’expression écrite ainsi que les règles de forme, de présentation et de rédaction des courriers et documents administratifs – niveau maîtrise
– Connaissance des domaines budgétaires et comptables – niveau maîtrise
Savoir-faire
– Faire preuve d’esprit de synthèse et de qualités organisationnelles
– Maîtriser les délais et les calendriers
– Être capable de veille et d’anticipation
– Restituer l’information de manière synthétique et rendre compte à sa hiérarchie
– Suivre un budget
Savoir-être (compétences comportementales)
– Autonome
– Faire preuve de qualités relationnelles
– Faire preuve de diplomatie
– Avoir le sens du travail en équipe
Savoir-être (compétences comportementales)
– Autonome
– Faire preuve de qualités relationnelles
– Faire preuve de diplomatie
– Avoir le sens du travail en équipe
Géolocalisation du poste : 182 Rue Saint Honoré, 75001 Paris, France
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Détails de l’offre d’emploi
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