2022-983105 – SEADM – Assistant du secrétaire général adjoint – Paris75 H/F

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 2 mois

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
L’assistant de la secrétaire générale adjointe travaille en binôme avec l’assistant du secrétaire général.
Sous l’autorité du secrétaire général et de la secrétaire générale adjointe, il est chargé des fonctions suivantes :
1.       Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes ; gestion des messages et accueil des visiteurs ;
2.       Vérification des documents soumis à la signature du SG, de la SGA et / ou du Cabinet; suivi du circuit de validation dans le cadre de la gestion dématérialisée du courrier via l’application GOIA-COURRIER ;
3.       Gestion des agendas électroniques de la secrétaire générale adjointe et, le cas échéant, du secrétaire général ;
4.       Organisation de réunions et rendez-vous (réservations de salles, coordination des agendas, convocation…) et centralisation d’informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ;
5.       Gestion des déplacements temporaires sur Chorus DT : organisation, suivi des validations des ordres de mission et états de frais ; Commande de fournitures de bureau pour l’équipe de direction ;
6.       Rédaction ponctuelle du courrier et des courriels, frappe ou mise en forme des courriers, notes ou rapports ;
7.       Gestion, pour l’équipe de direction du secrétariat général, des absences, congés, RTT, compte-épargne-temps, formations, en cas d’empêchement de l’assistant du secrétaire général ;
8.       Planification des entretiens annuels d’évaluation réalisés par la secrétaire générale adjointe ;
9.       Suivi des RIM (Réunions interministérielles) et des QE (Questions écrites) en articulation avec le chef de cabinet du secrétaire général et de la secrétaire générale adjointe ;
10.    Structuration au quotidien de la documentation de la secrétaire générale adjointe et préparation des opérations d’archivage des dossiers en liaison avec la mission des Archives ;
Le titulaire du poste assure la permanence téléphonique et le suivi du courrier et des parapheurs du secrétaire général lors des absences de son assistant.

Compétences techniques / Savoir-faire :
–  Maîtriser les techniques de secrétariat et la bureautique
–  Maîtriser l’outil informatique : messagerie, suites bureautiques, GOIA, Chorus-DT, RenoiRH, etc.
–  Rédiger des documents administratifs et maîtriser l’orthographe
–  Maîtriser les règles et du fonctionnement de l’administration
–  Exercer son activité en faisant preuve d’organisation, de méthode et d’autonomie
–  Hiérarchiser les courriers et les appels téléphoniques selon leur importance
–  Gérer un agenda d’audiences et de réunions
–  Mettre en œuvre l’organisation matérielle de réunions et de colloques
–  Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d’interlocuteurs
–  Respecter les délais
Savoir-être :
–  Réagir à l’imprévu et aux situations d’urgence
–  Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en sachant hiérarchiser les enjeux
–  Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité totale des données traitées dans le cadre de sa mission
Faire preuve de souplesse et d’une capacité d’adaptation permanente
Géolocalisation du poste : 182 Rue Saint Honoré, 75001 Paris, France
Read More



Détails de l’offre d’emploi
Generated by Feedzy