2022-989398 – SA – Secrétariat de la DRAC et DRAC adjoint Nouvelle Aquitaine – Bordeaux H/F

  • Fonction Publique
  • N’importe où
  • Publié il y a 1 mois

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :

Missions et activités principales : assistante binôme DRAC/DRAC-Adjoint

Les missions confiées à l’assistante du DRAC/DRAC Adjoint seront exercées en binôme avec une deuxième assistante. Le travail devra être partagé et coordonné.

Mission 1 : Assistance à l’organisation du travail du binôme DRAC-Drac Adjoint
–        Gestion de l’agenda de la directrice et du directeur adjoint et suivi des rendez-vous : organiser les réunions, coordonner les agendas des participants, effectuer la réservation des salles, prévoir les aménagements nécessaires le cas échéant, gérer les invitations reçues, centraliser la préparation des dossiers
–        Coordination des déplacements : gérer la relation avec les partenaires extérieurs (Ministère, préfectures, collectivités locales, structures culturelles) stabiliser le déroulé des séquences, solliciter les participants de la DRAC et centraliser la production et la diffusion de notes afférentes

Mission 2 : secrétariat
–       Mise en forme et diffusion des courriers de la directrice, du directeur et de la secrétaire générale
–       Tri, classement et diffusion du courrier entrant
–       Coordination de l’envoi des parapheurs à la préfecture notamment vérification formelle (présentation, modèles de courrier en vigueur, signature des courriers, visa du parapheur…) 
–       Coordination de circulation des parapheurs (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture…)
–       Publication des arrêtés DRAC sur la plate-forme interministérielle (Recueil des actes administratifs, gestion des CAR).
–       Accueil physique et téléphonique : accueillir, sélectionner et réorienter les appels et les demandes d’information vers les services concernés, filtrer les appels adressés au binôme de direction
–       Organisation des déplacements : compléter chorus DT, réserver les billets de train, les véhicules et les hôtels

Mission 3 : autres missions transversales
–       Tenir à jour l’organigramme de la DRAC
–       Tenir à jour le planning des congés des membres du Codir
–       Classement et archivage des dossiers DRAC et DRAC adjoint

Compétences principales mises en œuvre :
–       Connaissance des missions des DRAC ,
–       Connaissance de l’organisation de l’administration territoriale et des services centraux du MC
–       Connaissance des outils informatiques
–       Connaissance et respect des règles d’hygiène et de sécurité
Savoir-faire :
–        Autonomie et initiative
–       Capacité d’analyse et de synthèse
–       Capacité d’adaptation aux exigences du poste et du contexte
–       Capacité à dialoguer et à coopérer avec les partenaires professionnels externes et internes
–       Qualité rédactionnelle et connaissance des règles du courrier administratif
–       Sens de l’organisation

Savoir-être :
–       Réactivité face aux sollicitations professionnelles
–       Discrétion et confidentialité (savoir discerner les informations communicables ou non selon les interlocuteurs et les situations)
–       Disponibilité
–       Sens du service public
–       Goût du travail en équipe
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Détails de l’offre d’emploi
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